As diretrizes para a preparação de um memorando entre escritórios

Memorando é um documento que se dirige a pessoas específicas da organização com o objetivo de registrar um acordo, entregar informações ou possibilitar algum tipo de ação. O propósito do memorando ou memorando interno é informar o leitor, não persuadir. A brevidade é importante ao escrever o memorando porque os tomadores de decisão precisam assimilar o conteúdo rapidamente e podem usar o memorando como uma referência muito tempo depois de escrito.

Conheça seu público

Quando você se prepara para escrever seu memorando, é essencial que você conheça seu público. Para conhecer seu público, pergunte a si mesmo. Quem são eles? O memorando será lido pelos tomadores de decisão ou por um gerente? Comece a escrever o memorando perguntando-se o que o leitor precisa saber. Considere a posição e as responsabilidades do leitor; por exemplo, um advogado pode usar as informações para se preparar para um processo judicial. Decida quanta informação o leitor precisa antes de tomar uma boa decisão.

Estrutura de sentença

A estrutura de sua frase deve se concentrar em simplicidade. Evite muitas gírias de negócios e termos técnicos. Escreva com clareza escolhendo apenas palavras certas e evite palavras complexas. Use um esboço para mantê-lo organizado e focado no que vai dizer a seguir.

Partes do Memorando

O cabeçalho é composto por quatro peças: nome da pessoa a quem o memorando é endereçado, o nome do redator, o assunto da mensagem e a data de envio. O título é geralmente rotulado como "Para", "De", "Assunto" e "Data". A próxima parte do memorando é o corpo. Um parágrafo de "pergunta apresentada" declara do que se trata o memorando. Ele também relaciona os fatos e o propósito do projeto ou o que você acredita ser crucial, por exemplo, despesas de viagem para fora do estado. Um parágrafo de "resposta breve" indica qual é a sua previsão, pode responder a uma pergunta, resumir ou dar uma recomendação, use para declarar os fatos. A "discussão" é o parágrafo maior e conclui o memorando, sendo essa parte onde você entra em detalhes para provar o que escreveu no parágrafo de "resposta breve". Se a sua discussão for complexa e analisar várias questões, divida o parágrafo em subtítulos.

Corrigir provas

Você deve revisar o memorando. Leia o memorando para erros de digitação, certificando-se de que você não digitou nada errado. Antes de imprimir ou enviar o memorando por e-mail, verifique a estrutura da frase e leia com atenção. Evite o constrangimento de digitar o nome de alguém incorretamente ou enviá-lo para o endereço errado.