As oficinas são locais para ensinar, instruir ou facilitar a interação do grupo entre um número relativamente pequeno de pessoas. São eventos tradicionalmente interativos que incentivam o envolvimento dos participantes. A organização de um workshop envolve a especificação das áreas a serem cobertas durante o evento, a preparação dos materiais necessários e a garantia de que o evento seja cronometrado de forma adequada para abordar todos os tópicos da agenda.
Definir os objetivos do workshop
O primeiro passo para organizar um workshop de sucesso é definir o propósito e a intenção específicos do encontro. Por exemplo, se o workshop é para ensinar os participantes a desenvolver um kit de imprensa, os objetivos do workshop incluem uma visão geral de para que os kits de imprensa são usados, quais elementos constituem um kit de imprensa de sucesso e, em seguida, instruções passo a passo sobre como desenvolver materiais. Os objetivos do workshop devem estar alinhados com os níveis de conhecimento existentes dos participantes.
Limite de participação
Um workshop eficaz que envolve atividades em pequenos grupos, brainstorming ou demonstrações práticas deve ser limitado a 20 ou menos pessoas. Isso permite trocas individuais com o facilitador do programa e garante que os participantes do workshop tenham tempo para fazer suas próprias contribuições. Também cria um ambiente para pequenas sessões de pausa eficazes.
Desenvolva uma agenda
Crie uma agenda para o workshop que descreva cada componente individual. Inclua uma introdução e um detalhamento dos elementos do workshop, incluindo o cronograma de cada seção e uma designação de quem facilitará cada parte. Isso ajuda a manter o facilitador do workshop e os participantes focados e no caminho certo. Distribua a agenda aos participantes antes do workshop, se possível.
Designar tempo específico
Divida o workshop em períodos de tempo fáceis de digerir e siga o cronograma estabelecido. Isso é especialmente importante para workshops longos. Se o workshop durar mais do que algumas horas, forneça bebidas ou uma pausa para uma refeição. Sempre crie tempo para o trabalho coletivo em grupo, bem como para perguntas e respostas, e dê dicas de tempo para os participantes ao longo do caminho, como: “Temos 20 minutos para terminar esta sessão antes do intervalo para o almoço”.
Prepare Equipamentos e Materiais
Aprenda como funciona a sua sala de oficina antes do evento. Certifique-se de ter assentos adequados para os participantes e verifique os equipamentos como microfones, iluminação, projetores e sistemas de teleconferência ou videoconferência, se eles serão usados durante o workshop. Faça cópias suficientes de materiais, apostilas e informações de instrução antes do início do workshop, e leve canetas extras e pranchetas para aqueles que se esquecerem. Se os participantes estiverem aprendendo uma habilidade específica, como um novo programa de software, certifique-se de ter os recursos adequados disponíveis para que todos possam experimentar em um formato prático.