O procedimento operacional padrão para controle de estoque

Independentemente do tipo de negócio que você possui, o controle de estoque dentro de suas instalações é extremamente importante. O estoque se move quando as entregas são feitas aos clientes, os pedidos são recebidos, as transferências são feitas para locais externos e o estoque é realocado dentro da instalação. Além disso, você deseja rastrear perdas devido a danos ou roubo. Os procedimentos operacionais padronizados permitem que cada pessoa responsável pelo estoque saiba exatamente quais etapas devem ser executadas cada vez que o estoque é movido.

Recebendo bens e suprimentos

O controle de estoque começa imediatamente quando os pedidos entram em seu departamento de recebimento. A equipe receptora inicia a trilha de documentação para cada item recebido. O responsável deve fazer uma inspeção visual de todos os itens de cada remessa. Qualquer item que esteja danificado ou qualquer pedido que não corresponda ao conhecimento de embarque deve ser recusado. É essencial documentar adequadamente os pedidos de remessa quando os itens estão quebrados ou incompletos. Lembre-se de que o recebimento é a porta de entrada em suas instalações, por isso é importante inspecionar e documentar cada item que passa pelo transporte e passa para suas instalações de armazenamento.

Stprage e controle

Cada produto que chega em sua instalação de armazenamento tem requisitos específicos de armazenamento. Alguns produtos devem ser mantidos em determinadas temperaturas, alguns devem ser girados para garantir o envio em tempo hábil e alguns vêm com requisitos ambientais. Seu sistema de rastreamento deve refletir cada um desses requisitos e deve alertar os trabalhadores para monitorar o estoque para requisitos de rotação. Métodos de armazenamento deficientes expõem seu estoque ao desperdício por expiração ou armazenamento inadequado. Seu armazenamento deve ser organizado de forma que cada item seja claramente visível e os requisitos de armazenamento sejam claramente identificados.

Agendamento e rotação

Estabeleça datas de inspeção para cada item em sua instalação. Inspecione as datas de vencimento e certifique-se de que os itens mais antigos sejam coletados para atender aos pedidos de remessa todas as vezes. Qualquer item que esteja vencido deve ser descartado e documentado para mostrar a perda. Programe inspeções físicas que exijam que os trabalhadores toquem em todos os itens do depósito. Quaisquer deficiências devem ser justificadas e documentadas como uma perda em seu sistema de controle de estoque. Em última análise, os funcionários considerados negligentes devem ser responsabilizados pela perda de estoque.

Segurança da instalação de armazenamento

Dentro de sua instalação, dois motivos principais de perda são furto por cliente e funcionário. As soluções incluem câmeras de segurança, pessoal de segurança e limitação do acesso dos funcionários apenas às áreas relacionadas ao seu cargo. Certifique-se de que cada funcionário assine uma política de roubo que descreve exatamente o que acontecerá se eles forem pegos roubando da empresa. Junto com essas etapas, certifique-se de fornecer um método para os funcionários denunciarem furtos sem revelar sua identidade.

Envio de produtos

Eventualmente, todos os itens de seu estoque deixarão as instalações por meio do departamento de remessa ou por meio da venda direta no varejo aos clientes. Os produtos embarcados devem ser removidos adequadamente do estoque. Esta é uma área de perda potencial se um funcionário permitir que mais produtos saiam das instalações do que os especificamente pedidos por um cliente. O pessoal de transporte é a chave para a lucratividade da sua empresa. Os produtos vendidos diretamente a clientes de varejo devem ser removidos de seu estoque de maneira semelhante. Os itens não removidos do estoque quando enviados ou vendidos aparecem posteriormente nos documentos de estoque como estoque em excesso.