Em uma era sem papel cada vez mais desprovida de cópias de carbono e outros documentos impressos, residências e empresas ainda usam muito papel. Embora o papel ainda seja necessário para assinaturas ou alguns documentos legais, seu armazenamento e recuperação requerem espaço e recursos humanos significativos. Muitas empresas optam por digitalizar seus registros em papel para facilitar a administração. Você pode fazer isso mais rápido investindo em alguns recursos-chave.
Alimentador Automático de Documentos
Você precisa de um scanner para converter seus documentos em digitais, mas os scanners de mesa, por serem versáteis, exigem que você levante a tampa e substitua ou vire cada página de um documento. Além disso, os scanners de mesa são limitados pela velocidade de uma lâmpada que se move pela mesa de vidro. A melhor opção para usar um scanner com documentos de várias páginas é um scanner com um alimentador automático de documentos. Embora as implementações do ADF variem, eles têm uma bandeja de papel da qual as folhas individuais são puxadas através de uma lâmpada. Dessa forma, eles podem puxar automaticamente uma pilha completa de papéis, um por um.
Duplex
As bandejas ADF tradicionais são convenientes para documentos de um lado. Muitos documentos, no entanto, são impressos em ambos os lados. Para acomodar documentos frente e verso, adquira um scanner ADF com recursos de duplexação. Um duplexador puxa o documento em uma direção e, em seguida, uma série de rolos o vira e o empurra de volta sobre a lâmpada.
Software de digitalização
Além do hardware, a verificação rápida também depende do programa que o controla. Embora muitos scanners venham com software de digitalização, esses programas geralmente são ineficientes para classificar, processar e nomear grupos de documentos. Programas avançados, como Adobe Acrobat, fornecem serviços adicionais para facilitar a automação e a indexação. O Acrobat, por exemplo, pode realizar o reconhecimento óptico de caracteres, ou OCR, tornando os documentos digitalizados facilmente pesquisáveis.
Solução de Armazenamento
A digitalização de documentos grandes requer uma solução de armazenamento. Inicialmente, o scanner armazena o documento no disco rígido do computador ao qual está conectado. Esse local, no entanto, impede o compartilhamento de arquivos e deixa o documento digitalizado vulnerável a falhas no disco rígido - se o disco rígido no qual os arquivos estão armazenados morrer, todos os documentos serão perdidos. Use um sistema de armazenamento baseado em nuvem para arquivar os documentos rapidamente e torná-los acessíveis a outras pessoas. Um serviço como o SkyDrive da Microsoft ou o iCloud da Apple disponibiliza rapidamente seus documentos digitalizados em qualquer um dos seus dispositivos compatíveis. Se precisar compartilhar os documentos entre usuários, você precisará de serviços como o Google Drive, que permitem o compartilhamento de arquivos com outros usuários do Google. Grandes volumes de documentos exigem soluções escaláveis, como o serviço em nuvem de 10 centavos por GB da Rackspace ou o upgrade de armazenamento de 500 TB de US $ 1 por ano da Amazon para o Cloud Drive.