As despesas de capital diferem das despesas operacionais em termos de porque o dinheiro está sendo gasto e no período de planejamento. Ao contrário das despesas operacionais, que incluem custos como salários, impostos, seguro e manutenção de equipamentos, as despesas de capital referem-se ao dinheiro gasto na compra ou atualização de ativos fixos, como equipamentos, tecnologia ou imóveis. As despesas envolvidas em dispêndios de capital criam a necessidade de planejar com antecedência, independentemente de o dispêndio de capital ser obrigatório ou discricionário.
O que é
O planejamento de despesas de capital inclui as pessoas e os procedimentos em que uma empresa depende para avaliar as necessidades de longo prazo e os requisitos de negócios de longo prazo. Comparar as necessidades com planos de longo prazo e objetivos de crescimento de negócios ajuda a empresa a priorizar e planejar compras de ativos de capital. Em alguns casos, isso pode ser tão simples quanto inspecionar o telhado, avaliar sua vida útil restante e o custo de substituição e, em seguida, adicionar a um plano de dispêndio de capital em ordem de prioridade. Em outros casos, entretanto, o planejamento de despesas de capital pode ser significativamente mais complicado. Por exemplo, a atualização de uma infraestrutura de TI normalmente deve ser planejada em uma série de estágios que, no total, abrangem um período de meses ou anos.
Fluxo de Trabalho de Planejamento de Despesas
As etapas do processo de planejamento geralmente seguem um fluxo de trabalho ascendente. Os gerentes de departamento geralmente iniciam o processo identificando uma necessidade, como um aumento no número de reclamações sobre uma rede que funciona lentamente ou ineficiências criadas pelo uso de equipamentos de informática desatualizados. Uma análise de custo-oportunidade ou estudo de viabilidade pode identificar soluções possíveis, bem como custos e consequências potenciais. Assim que a proposta chega ao proprietário da empresa ou à equipe de tomada de decisão, as opções de custo-oportunidade são analisadas, as estimativas de custo são comparadas ao orçamento anual e, se aprovado, a despesa passa para o estágio de planejamento.
Prazo de planejamento
Embora não haja um prazo definido para o planejamento de despesas de capital, muitas empresas escolhem um período de quatro a seis anos. Isso ocorre porque um período de tempo mais curto muitas vezes não é suficiente para completar uma despesa que requer implementação em uma série de etapas, enquanto um período de tempo mais longo pode tornar a criação de um orçamento preciso mais difícil. O período escolhido deve ser longo o suficiente para permitir que você planeje, priorize e construa as reservas financeiras necessárias ou crie um plano de empréstimos que seja o menos oneroso para o seu negócio.
Medindo o sucesso do planejamento de despesas de capital
O planejamento de despesas de capital bem-sucedido requer ferramentas para priorizar, gerenciar riscos e otimizar o tempo das despesas de capital. Embora empresas diferentes possam escolher ferramentas diferentes, métricas como taxas mínimas, período de retorno, valor presente líquido e retorno do investimento estão entre as mais comumente usadas. As taxas mínimas especificam uma expectativa de taxa de retorno mínima. O período de retorno identifica o tempo que a empresa espera que levará para recuperar o custo do investimento. O valor presente líquido é usado para determinar o valor de um projeto, projetando as entradas de caixa líquidas que o investimento irá gerar, enquanto o ROI é usado para priorizar as despesas de capital. Em algumas empresas, as árvores de decisão são outra ferramenta usada para priorizar os gastos de capital.