Algumas pessoas ignoram o cabeçalho do fax porque geralmente ele é impresso no fax automaticamente pela máquina de fax. O cabeçalho fornece informações pertinentes que permitem ao destinatário identificar o remetente e a data e hora em que ocorreu a transmissão. Isso pode ser importante se você não usar uma folha de rosto com essas informações.
Data
O cabeçalho do fax inclui a data e a hora em que o fax iniciou sua transmissão. Dependendo do aparelho de fax, o carimbo pode indicar a hora em que cada página individual foi transmitida, resultando em uma hora diferente em cada página. Também pode indicar a hora em que a transmissão começou, o que resultará em uma hora anterior à data e hora da transmissão concluída. O aparelho de fax determinará as opções de exibição da hora, como horário padrão ou militar.
Nome
O nome do fax de envio também faz parte do cabeçalho do fax. O proprietário deste fax insere o nome durante a configuração e o proprietário pode alterá-lo de acordo com as instruções do fabricante. Os remetentes de fax que usam outras máquinas pertencentes a outras pessoas sempre devem considerar o que o nome do remetente informa antes de enviar.
Número
O número do fax de envio é o número que o aparelho de fax usa para transmitir as informações. Os usuários de fax pessoal podem usar o mesmo número de seu serviço telefônico residencial ou fixo. No entanto, empresas e corporações costumam ter vários números de aparelhos de fax. Alguns desses números podem não ser os mesmos que a empresa usa para recuperar números de fax, portanto, sempre certifique-se de solicitar o número de fax correto antes de enviar uma resposta por fax.
Folha de capa
Embora o cabeçalho do fax forneça informações pertinentes, um cabeçalho do fax não substitui uma folha de rosto. A folha de rosto fornece ao destinatário informações adicionais que ele pode usar para garantir uma transmissão precisa. Junto com a data e a hora da transmissão do fax, a folha de rosto pode incluir o nome do remetente real e as informações de contato. A folha de rosto do fax também pode incluir o número de páginas na transmissão do fax e notas adicionais para o destinatário.