Um comitê é um grupo de pessoas que assumem a responsabilidade de gerenciar um tópico específico para uma organização que é muito complicado para ser tratado pelo grupo maior ao qual pertencem. Alguns comitês são formados para resolver problemas ou questões de curto prazo, enquanto os comitês permanentes se reúnem continuamente para gerenciar um problema recorrente ou regular. Quando os comitês são eficientes, eles efetivamente chegam a um consenso e resolvem problemas. Quando ineficientes, perdem tempo e energia e ficam aquém de seus objetivos.
Tipos de Comitês
Comitês de curto prazo, ou ad hoc, são criados para lidar com uma questão específica e são dissolvidos após a conclusão da tarefa. Os tópicos podem incluir eleições, programas e eventos, nomeações ou arrecadação de fundos. Comitês permanentes discutem questões como finanças, pessoal, relações públicas ou avaliação de programas. Os comitês consultivos são comitês permanentes formados para fornecer orientação em uma área específica. Para tópicos complexos, o comitê pode formar grupos menores - chamados de subcomitês, forças-tarefa ou grupos de trabalho - para se concentrar em uma área e reportar ao comitê executivo ou ao conselho.
Liderança
Os comitês têm um líder ou presidente designado que gerencia as reuniões e segue o protocolo estabelecido para garantir que os objetivos sejam alcançados. O presidente também representa o comitê e relata os resultados ao conselho ou às pessoas a quem são responsáveis. Os comitês permanentes costumam nomear um co-presidente para intervir quando o presidente não estiver disponível, um secretário para lidar com as tarefas administrativas, como agendas, atas e logística e, às vezes, um tesoureiro para gerenciar as finanças. Devido à natureza de curto prazo dos comitês ad hoc, eles não podem atribuir outras funções além do presidente.
Reuniões
Os comitês se reúnem regularmente, a frequência dependendo da urgência do assunto. Um comitê ad hoc pode se reunir semanal ou quinzenalmente para cumprir um prazo. Os comitês permanentes geralmente se reúnem a cada um, dois ou três meses. Alguns comitês podem ser dissolvidos durante as férias de verão ou férias ou até que surja outra questão que requeira ação do comitê. Comitês eficazes incluem membros que seguem um protocolo estabelecido, incluindo chegar a tempo, não manter discussões paralelas, permanecer na pauta e participar das discussões.
Procedimentos
Comitês eficazes emitem uma agenda para cada reunião. A agenda deve incluir a logística das reuniões, negócios não concluídos da reunião anterior e novos tópicos para discussão. Ele registra o tempo alocado para cada tópico, os palestrantes e os materiais ou informações necessários para trazer para a reunião. O secretário ou anotador registra as atas e as compartilha com o comitê após a reunião. Os comitês formais podem exigir uma votação sobre questões para o registro permanente, conforme definido no estatuto do comitê criado quando o grupo foi formado.
Uma Reunião Típica
Comitês eficazes distribuem uma pauta várias semanas antes da reunião. O presidente chega mais cedo para preparar a sala e o equipamento e, em seguida, conecta qualquer pessoa que entrar por telefone ou Webconferência. O presidente inicia a reunião, analisa a agenda e lembra os membros do protocolo estabelecido. A reunião prossegue com apresentações e discussão. Ao final da reunião, o presidente analisa as decisões tomadas, eventuais itens de ação - incluindo prazos e responsáveis -, bem como a logística e a agenda para a próxima reunião.