Quando você inicia seu negócio pela primeira vez, seus arquivos sobre clientes, fornecedores e produtos podem ser tão mínimos que você pode mantê-los imediatamente disponíveis e à mão em sua mesa. Mas, à medida que sua empresa cresce e o tempo passa, a quantidade de papelada também aumenta. Você deve armazenar esse número crescente de registros em papel em arquivos, onde eventualmente ficará sem espaço. Para manter os dados atuais facilmente acessíveis e úteis, converta informações antigas em arquivos inativos.
fundamentos básicos
Arquivos inativos consistem em papelada e outras informações que não são mais necessárias para conduzir os negócios diários. Esses arquivos podem consistir em formulários de impostos de três anos atrás, pedidos de compra de produtos que já foram vendidos ou informações sobre clientes que compraram de você pela última vez há mais de um ano. Em alguns casos, como documentos fiscais, você precisa manter os registros para fins legais. Outros que você pode querer manter para referência, como quando um cliente pede que você procure um estilo que ela comprou há dois anos. A linha divisória entre os registros ativos e inativos varia de acordo com a empresa e pode depender da quantidade de espaço de armazenamento que você possui. Mas uma orientação útil é transformar registros que não foram alterados por um ano em arquivos inativos.
Transferências
Desenvolva um método sistemático de conversão de arquivos ativos em inativos. Um método é torná-lo parte de seus procedimentos de final de ano. Na última semana ou mais do ano, examine seus arquivos e retire todos os registros dos arquivos em seu escritório. Transfira esta papelada velha para caixas de armazenamento que você mantém em uma sala dos fundos. Se precisar acessar os arquivos inativos, você ainda pode fazer isso facilmente.
Fora do local
Quando você ficar sem espaço nos bastidores, você precisa considerar uma opção externa. Uma possibilidade é um armário de armazenamento que você aluga mensalmente, o que pode economizar dinheiro, mas pode sujeitar seus arquivos a temperaturas extremas. Uma opção mais segura é uma instalação climatizada especialmente projetada para registros importantes. Embora seja mais caro, seus arquivos são protegidos de temperaturas extremas e problemas biológicos, como mofo e bolor.
Going Digital
Se você não gosta da ideia de fazer malabarismos com papel a cada poucos meses ou anos apenas para armazená-los adequadamente, considere digitalizar seus arquivos. Até mesmo o IRS aceita versões digitais de recibos como prova de despesas. Esse processo reduz um gabinete cheio de registros a bits e bytes que ocupam muito menos espaço na mídia de armazenamento magnético. Você pode manter muito mais registros disponíveis e torná-los acessíveis instantaneamente para qualquer pessoa com um computador. Você também pode duplicar seus arquivos inativos em diferentes locais ou em servidores externos. Se algo acontecer para destruir o armazenamento em uma área, seus arquivos ainda serão preservados em outro lugar. Para iniciar o processo, peça ao seu pessoal administrativo para digitalizar todos os registros em papel assim que os receberem. Você precisará comprar scanners, bem como discos rígidos e software para armazenamento. Quanto aos arquivos inativos existentes: pode ser um melhor uso dos recursos de sua equipe contratar uma empresa externa para digitalizar seus registros.