Atualmente, existem tantas opções diferentes para copiar e digitalizar documentos e imagens que escolher uma pode ser estonteante. Não existe uma opção "melhor" definitiva para todos. Felizmente, os proprietários de pequenas empresas podem escolher os recursos que são melhores para seus aplicativos, dando uma boa olhada nas diferenças entre scanners e copiadoras.
Resultados diferentes de digitalização e cópia
As etapas iniciais de digitalização e cópia são idênticas: você coloca um documento ou imagem na máquina, pressiona um botão e a máquina obtém uma cópia digital da imagem. Os resultados, entretanto, são bem diferentes. Se a máquina for uma copiadora, ela simplesmente imprime a imagem digital em uma ou mais folhas de papel em branco. Se a máquina for um scanner, ela armazena uma cópia digital da imagem em um cartão de memória ou dispositivo USB ou transmite a imagem para um computador.
Hardware Diferente
Os três tipos mais populares de máquinas de cópia são uma copiadora dedicada, uma impressora multifuncional (também chamada de multifuncional) e uma máquina de fax que pode copiar imagens. A digitalização, por outro lado, geralmente requer um computador ou um dispositivo de memória além do scanner. Um scanner é mais eficaz quando associado a um computador para permitir que as imagens sejam editadas, enviadas por e-mail, impressas e salvas no disco. Um computador não é necessário se o scanner salvar em um cartão de memória ou dispositivo USB. Alguns scanners também digitalizam para e-mail ou transmitem imagens digitalizadas sem fio para dispositivos portáteis. As impressoras multifuncionais oferecem a opção de digitalizar documentos e enviá-los por fax.
Diferentes habilidades do usuário necessárias
Copiar documentos geralmente é um processo mais simples do que digitalizar. A maioria das copiadoras exige que os usuários pressionem um único botão para instigar a cópia em preto e branco e um segundo botão para cópias coloridas. Botões adicionais que determinam opções como qualidade de impressão e número de cópias geralmente não são difíceis de dominar. Os usuários também precisarão saber como colocar papel e talvez eliminar atolamentos de papel. Além dessas habilidades, os usuários de scanner também precisarão de um conhecimento básico de computadores para gerenciar a digitalização, edição, impressão, armazenamento e transmissão de imagens digitalizadas.
Escolha a melhor máquina para suas aplicações
Os proprietários de empresas que estão pensando em comprar um scanner ou copiadora devem começar com o objetivo final em mente. Se o papel for o meio de sua escolha para transmissão de documentos e manutenção de registros, uma copiadora provavelmente será suficiente. Se você valoriza os sistemas sem papel, use um scanner. Scanners geralmente oferecem mais opções, já que, uma vez que a imagem digital está em seu computador, você sempre pode editá-la, enviá-la por e-mail ou imprimi-la. Você também pode armazenar facilmente cópias digitais de backup de seus documentos digitalizados em locais remotos. Se você não tiver certeza de qual máquina é mais adequada para você ou se deseja os recursos de cópia e digitalização, considere a compra de uma impressora multifuncional, pois ela fornecerá todas as opções de cópia, digitalização, impressão e envio de fax. (Observe que nem todos os dispositivos multifuncionais incluem a capacidade de enviar fax.)