Uma das ferramentas mais úteis e subutilizadas no escritório moderno é o scanner. Os scanners modernos são fáceis de usar e tão versáteis quanto sua imaginação. Como muitas impressoras de uso doméstico vêm com scanners embutidos, muitas pessoas têm scanners em casa que nunca usaram.
Redução de arquivo de papel
Se sua gaveta de arquivos estiver transbordando, é hora de considerar digitalizar alguns desses documentos e salvá-los no computador em vez de na mesa. Você desejará salvar uma cópia impressa de qualquer coisa com a assinatura original, mas quase tudo - recibos comerciais, extratos de cartão de crédito, contas de serviços públicos - pode ser guardado eletronicamente com segurança. Mantenha-os em armazenamento online para evitar perdê-los devido a um incêndio ou outro desastre. Se o seu scanner vem equipado com um alimentador de documentos, use-o para digitalizar contas, extratos e declarações de impostos de um ano inteiro de uma só vez com muito pouco esforço.
Fotos
As fotos desbotam com o tempo. Preserve-os em perfeitas condições examinando-os e armazenando-os eletronicamente. Retire fotos de família desses álbuns de fotos antigos e escaneie-os. Use um software de edição de fotos para limpar os danos da imagem. Depois que suas fotos forem digitalizadas, você pode armazenar imagens em um cartão SD ou pen drive USB para exibi-las em porta-retratos eletrônicos ou smart TVs, ou enviar cópias por e-mail para familiares que nunca viram os originais. Alguns scanners estão prontos para a Web e podem digitalizar fotos diretamente em sites de mídia social como Facebook, MySpace e Pinterest.
Reconhecimento Óptico de Caracteres
Scanners vêm com software de reconhecimento óptico de caracteres que permite converter caracteres em texto. O OCR se integra com software de processamento de texto para que você possa importar documentos digitalizados diretamente para uma variedade de software de processamento de texto. Esta é uma ótima ferramenta se você for um estudante escrevendo um artigo de pesquisa com várias citações. Basta digitalizar a parte do documento que deseja citar ou digitalizar todo o documento e salvá-lo em sua biblioteca de referência eletrônica. Certifique-se de obedecer a todas as leis de direitos autorais ao digitalizar material protegido por direitos autorais.
Substituição de Fax
Muitos scanners domésticos vêm equipados com um modem para que possam enviar por fax documentos ou imagens digitalizados diretamente para um aparelho de fax, mas muitas casas substituíram suas linhas telefônicas terrestres por telefones celulares. Salve suas imagens digitalizadas em seu computador e envie-as por e-mail a um destinatário em vez de usar um fax. Se você precisar se comunicar com um aparelho de fax, poderá usar um serviço de fax online para enviar uma imagem digitalizada diretamente para um aparelho de fax.