As metas para uma reunião de orçamento para pequenas empresas dependerão muito do que você espera alcançar. Algumas reuniões de orçamento são exploratórias, algumas são usadas para definir orçamentos e algumas ajudam as empresas a avaliar o desempenho da empresa em relação aos seus planos financeiros. Antes de realizar uma reunião de orçamento, comunique as metas a todas as partes envolvidas.
Orçamentos
As pequenas empresas devem criar mais de um orçamento ou vários relatórios dentro de um orçamento. Um orçamento mestre lista sua receita e despesas anuais esperadas para ajudá-lo a controlar seus gastos para atingir as metas de lucro. Um orçamento funcional permite que você acompanhe o desempenho de um único departamento ou projeto. Os proprietários de pequenas empresas devem usar as informações de um orçamento-mestre para determinar suas despesas gerais, que incluem custos como aluguel, seguro, equipe de escritório, marketing, equipamento de escritório, telefones e serviço de Internet. Um orçamento de manufatura identifica os custos de produção de um produto ou serviço, como materiais, mão de obra e energia.
Reunião de planejamento
O primeiro tipo de reunião de orçamento que você deve realizar é uma reunião de planejamento. Nenhuma decisão difícil é tomada nesta reunião, que tem como objetivo identificar todas as categorias de receitas e despesas potenciais e fazer projeções para cada uma. Convide chefes de departamento para esta reunião e peça-lhes que preparem números para seu departamento trazer para as discussões. Traga dados históricos na forma de extratos bancários, faturas, balanços, livros e outros documentos financeiros. Inclua uma avaliação de dívidas incobráveis, penalidades e multas pagas para criar uma lista precisa de receitas e despesas. Antes ou durante essa reunião, nomeie um comitê de orçamento para ajudar na criação do documento orçamentário final.
Reunião de Criação
Quando você tiver todos os dados de que precisa para criar seu orçamento, faça uma reunião com seus principais funcionários para revisar o primeiro rascunho de seu orçamento. Inclua quaisquer interrupções ou relatórios, como orçamentos funcionais, gerais e de fabricação. Solicite sugestões dos participantes quanto à confiança em suas projeções ou capacidade de cumprir suas metas orçamentárias. Faça com que todas as partes envolvidas participem da reunião para que possam contribuir com dados fornecidos por outros departamentos, o que pode afetar suas propostas orçamentárias.
Reunião de revisão
Faça reuniões de revisão de orçamento mensal ou trimestral para analisar como seu desempenho financeiro real se compara ao seu orçamento projetado. Pergunte aos principais interessados por que estão se saindo melhor ou pior do que o projetado e solicite sugestões para capitalizar em números de receita melhores do que o esperado ou abordar gastos excessivos. Você pode ter que ajustar seu orçamento, em vez de seu desempenho, com base no que encontrar.