Quando você compra uma licença de usuário único do QuickBooks, ela permite que uma pessoa específica acesse o QuickBooks de até dois computadores diferentes, por exemplo, um computador residencial e um computador de trabalho. Se você deseja que várias pessoas compartilhem o acesso ao QuickBooks, você deve comprar várias licenças de usuário único ou uma licença multiusuário. A maior licença multiusuário que você pode adquirir é para 30 usuários simultâneos.
Licenças de usuário único
Se você tiver dois usuários que precisam compartilhar QuickBooks, você deve comprar duas licenças de usuário único. Mesmo se você instalar QuickBooks em um único computador que ambos os usuários compartilham quando executam QuickBooks, você precisa de duas licenças QuickBooks. As duas licenças também permitiriam que você instale o programa QuickBooks no computador individual de cada usuário e coloque o banco de dados em um computador compartilhado, como um servidor. O QuickBooks permitiria então que os dois usuários usassem o programa ao mesmo tempo.
Licenças multiusuário
Se precisar de mais de duas licenças para QuickBooks, você pode comprar uma licença multiusuário em vez de licenças adicionais de usuário único. As licenças multiusuário permitem que um número máximo fixo de funcionários usem QuickBooks ao mesmo tempo. QuickBooks Pro oferece uma licença de três usuários, QuickBooks Premier oferece uma licença de cinco usuários e QuickBooks Enterprise oferece licenças de cinco a 30 usuários em incrementos de cinco usuários.
Licenças e usuários específicos
Ambas as licenças de usuário único e multiusuário são associadas a usuários específicos. Eles não podem ser compartilhados entre um grupo maior de usuários que precisam de acesso ao software. Por exemplo, digamos que você tenha um grupo de sete funcionários que podem usar QuickBooks. Mesmo que no máximo três funcionários precisem executar o QuickBooks simultaneamente, você deve comprar uma licença para 10 usuários. Você não pode comprar uma licença de três usuários e compartilhar as licenças entre os sete que precisam de acesso, porque cada indivíduo precisa de sua própria licença QuickBooks. Se um funcionário sair da empresa, você pode atribuir a licença dela a outro funcionário.
QuickBooks multiusuário
Ao implementar QuickBooks multiusuário, coloque o banco de dados QuickBooks em uma unidade compartilhada que todos os usuários QuickBooks possam acessar. Se você tiver um servidor que armazena apenas o banco de dados QuickBooks e não fornece acesso ao programa, não precisa comprar uma licença separada para o computador. Instale uma cópia do QuickBooks no computador de cada usuário e insira uma das chaves de licença do pacote multiusuário. O administrador do QuickBooks deve ativar o modo multiusuário por meio do menu Arquivo e configurar cada usuário no QuickBooks se o usuário ainda não existir.