Os memorandos internos fornecem aos seus colegas de trabalho e gerentes informações sobre projetos, metas, prazos, problemas e outros tópicos. Se você espera que seu memorando seja lido, é importante escrever da forma mais sucinta possível e identificar claramente o propósito do memorando. Uma rápida revisão da formatação do memorando ajudará a garantir que o seu memorando seja claro e conciso.
Título
O cabeçalho contém a data, lista os nomes dos destinatários, lista seu nome e fornece uma breve descrição do assunto. Coloque cada um desses itens em linhas separadas. “Para:” precede a lista de destinatários, “De:” precede seu nome, “Data:” precede a data e “Assunto:” precede a descrição do assunto. A parte mais importante do título é o assunto. Os leitores devem compreender rapidamente quais informações ou instruções estão contidas no corpo do memorando lendo a linha de assunto. Uma boa linha de assunto descreve o propósito do memorando com o mínimo de palavras possível.
Introdução
A introdução fornece algumas informações básicas sobre o assunto que você discutirá no corpo do memorando. Embora o tópico possa ser um que você conhece bem, seus destinatários podem precisar de algumas informações adicionais, principalmente se não estiverem diretamente envolvidos com o projeto. Explique resumidamente o motivo do memorando em um parágrafo de duas ou três frases. O objetivo da introdução é garantir que os destinatários entendam exatamente o que será discutido e por que receberam o memorando.
Corpo
O corpo do memorando explica o tópico listado na linha de assunto em detalhes. Se o objetivo do memorando é atualizar os destinatários sobre o status de um projeto, você pode explicar brevemente o objetivo do projeto e listar todos os itens que foram concluídos e aqueles que não foram concluídos. Se você precisar de aprovação para prosseguir com uma tarefa ou atribuição, o corpo deve conter informações explicando exatamente o que você planeja fazer, quando planeja fazer e como planeja fazê-lo. Evite adicionar detalhes insignificantes. O memorando deve incluir apenas as informações de que os leitores precisam para compreender a situação ou tomar uma decisão.
Conclusão
A conclusão explica que ação você gostaria que os destinatários realizassem após ler o memorando. Você pode pedir uma opinião, uma decisão ou convidar destinatários para uma reunião para discutir o tópico. A conclusão deve incluir informações sobre como entrar em contato com você. Inclua mais de um método de contato, como seu número de ramal de telefone e seu endereço de e-mail. Se houver um prazo para respostas ao memorando, é importante observar essa informação também.