Os empregadores devem enviar relatórios periódicos da folha de pagamento ao Internal Revenue Service e à autoridade tributária estadual. Embora os relatórios possam ser anuais, os relatórios trimestrais da folha de pagamento são mais comuns. Além disso, alguns relatórios anuais exigem que os empregadores façam depósitos trimestrais, exigindo relatórios internos de folha de pagamento para garantir que todo o passivo seja pago até o final do ano. O IRS regula os requisitos para relatórios de impostos federais, mas as diretrizes de relatórios variam em cada estado.
Alojamento
Os relatórios da folha de pagamento são baseados no ano civil, mesmo se a empresa apresentar o imposto de renda com base no ano fiscal que cobre um período diferente, como 1 de julho a 30 de junho. Os trimestres da folha de pagamento vão de 1º de janeiro a 31 de março; 1º de abril a 30 de junho; 1º de julho a 30 de setembro; e 1º de outubro a 31 de dezembro. A data de vencimento dos relatórios trimestrais da folha de pagamento é normalmente um determinado número de dias após o final de um trimestre. Os relatórios da folha de pagamento devem incluir apenas os salários efetivamente pagos aos funcionários durante o trimestre, mesmo se o empregador decidir acumular os salários não pagos no mês efetivamente trabalhado.
Declaração de imposto da folha de pagamento federal
A maioria dos empregadores deve enviar um relatório do Formulário 941 do IRS a cada trimestre. Este formulário informa o valor do imposto de renda federal e impostos do Seguro Social e Medicare que o empregador reteve dos cheques dos funcionários, bem como a parcela do empregador dos impostos do Seguro Social e do Medicare. Este relatório não especifica as retenções por empregado, mas consiste, em vez de montantes globais para cada imposto. Quando os empregadores preparam formulários W-2 para cada funcionário no final do ano, os totais para cada imposto relatado nos W-2s devem ser iguais aos totais relatados em todos os 941 relatórios. 941 relatórios trimestrais vencem até o último dia do mês seguinte ao final do trimestre. Se, durante o trimestre, os empregadores fizerem todos os depósitos dentro do prazo, a data de vencimento será prorrogada por 10 dias. O IRS tem a opção de permitir que alguns empregadores apresentem relatórios de impostos sobre a folha de pagamento anuais, em vez de trimestrais, mas o IRS notificará o empregador se tal alteração for feita.
Imposto Federal de Desemprego
O imposto federal sobre o desemprego é informado anualmente e os empregadores não são obrigados a apresentar uma declaração trimestral. No entanto, o IRS exige que os empregadores façam depósitos trimestralmente. Isso exige que os empregadores criem um relatório interno para calcular o depósito. Alguns programas de software usados para preparar cheques de folha de pagamento podem gerar o relatório necessário ou os empregadores podem preparar um relatório manual. Os depósitos vencem no final do mês seguinte ao final do trimestre.
Imposto sobre a folha de pagamento estadual
Em estados com imposto de renda, os empregadores geralmente devem apresentar declarações trimestrais de folha de pagamento para relatar o valor do imposto de renda estadual retido dos funcionários. A data de vencimento varia de acordo com o estado. Por exemplo, Washington exige que os empregadores apresentem um relatório até o final do mês seguinte ao final do trimestre, enquanto Maryland exige que o relatório seja feito no máximo até o 15º dia do mês após o término do trimestre. Os empregadores devem entrar em contato com a comissão tributária estadual para determinar os requisitos.
Imposto Estadual de Desemprego
Além de pagar impostos federais sobre o desemprego, os empregadores podem ter que remeter o imposto estadual sobre o desemprego. Normalmente, os empregadores arcam com o custo total do SUTA, que significa Lei do Imposto sobre Desemprego do Estado. Cada estado tem requisitos diferentes em relação ao valor mínimo do salário que um empregador deve pagar antes de ser responsável pelo SUTA. Normalmente, os estados não cobram SUTA sobre todos os salários pagos. Por exemplo, um estado pode exigir pagamentos SUTA sobre os primeiros $ 7,000 ganhos por cada funcionário durante um ano civil. Os relatórios trimestrais geralmente listam cada funcionário, seu número de Seguro Social e o valor dos salários pagos durante o trimestre que estão sujeitos ao SUTA, mas os formatos exatos variam.
Compensação Estadual de Trabalhadores
Em alguns estados, os funcionários podem adquirir seguro de acidentes de trabalho por meio de uma transportadora privada. Em outros estados, como Oklahoma, os empregadores podem fazer o auto-seguro e enviar relatórios trimestrais ao estado. O seguro de acidentes de trabalho é baseado no histórico de reclamações do empregador e é uma porcentagem da folha de pagamento. Ocupações diferentes com o mesmo empregador podem ter taxas diferentes para comp. Por exemplo, uma empresa de manufatura pode ter uma taxa mais baixa para pessoal administrativo que trabalha na linha de frente do que para operadores de torno que trabalham na fábrica.