Um comitê estatutário sem fins lucrativos é responsável pela criação e manutenção do estatuto social da organização, que é o conjunto de regras que orientam suas operações e atividades. O estatuto inclui o número de diretores que a organização deve ter, as funções e responsabilidades dos diretores e o número e frequência das reuniões do conselho. O estatuto geralmente descreve brevemente ou simplesmente se refere a outras políticas e procedimentos, como políticas de contratação e conflito de interesses. Se a organização tiver funcionários remunerados, o estatuto também pode listar os cargos remunerados existentes na organização e as práticas de remuneração para cada cargo.
Preparação do estatuto
O comitê estatutário é responsável por reunir todas as informações necessárias para a elaboração do estatuto. Os membros do comitê geralmente pesquisam os estatutos de outras organizações sem fins lucrativos na área, bem como de organizações que fazem o mesmo tipo de trabalho. Isso fornece uma referência para o setor e para a região, dando ao comitê uma ideia de como outras organizações operam. O comitê também reúne todas as políticas e procedimentos organizacionais existentes para inclusão ou referência no estatuto. Onde não existem normas, o comitê elabora o texto para tratar do assunto antes da aprovação do conselho.
Obtendo Aprovação
O conselho da organização normalmente aprova o estatuto por maioria em uma reunião oficial do conselho que tem um quorum de conselheiros presentes. O comitê de estatutos distribui o projeto do estatuto antes da reunião para dar aos diretores tempo para lê-lo e fazer perguntas. Se os diretores exigirem mudanças ou respostas extensas, o comitê pode se reunir para compilar sua resposta e emitir uma nova minuta. O chefe do comitê de estatutos normalmente é um membro do conselho com função de governança, que apresenta a versão final do estatuto na reunião do conselho para aceitação. Depois que o conselho aprovar o estatuto, as organizações geralmente exigem a apresentação da versão final em uma reunião de membros efetivos para ratificação e adoção.
Deveres de Implementação
Após o regimento interno ser aprovado e adotado pela organização, o comitê estatutário disponibiliza cópias em todas as áreas onde os negócios da organização ocorrem. Para organizações com pessoal remunerado, o comitê fornece à administração o estatuto e exige que apliquem as seções relevantes às descrições de cargos dos funcionários. As políticas e procedimentos mencionados no estatuto devem ser implementados nas áreas em que se aplicam, como as políticas de contratação e remuneração para recrutamento de pessoal.
Gerenciando atualizações
O comitê de estatutos toma nota das atualizações necessárias ao longo do ano e cria rascunhos revisados regularmente, seja quando uma série de atualizações e alterações são necessárias ou antes da assembleia geral anual da organização. O comitê segue o mesmo processo para atualizações como faz para o rascunho original, reformulando o texto quando necessário, circulando a versão revisada e apresentando-a para aprovação em uma reunião da diretoria. O estatuto deve especificar se a aprovação da diretoria é suficiente para pequenas alterações ou se o estatuto revisado exige a adoção de um membro antes de implementar as alterações.