As planilhas do Excel da sua empresa geralmente podem ajudá-lo a executar tarefas inesperadas que economizam tempo e dinheiro. Por exemplo, se você precisa gerar crachás para um evento, não precisa digitá-los manualmente. A Microsoft construiu um poderoso recurso de mala direta no Microsoft Word que pode obter registros de qualquer planilha do Excel e gerar etiquetas. Depois de comprar etiquetas cujas dimensões se assemelham às dos crachás, você pode permitir que o Word use seus dados do Excel para criar crachás automaticamente.
Selecione a fonte de dados do Excel
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Clique na guia “Correspondências” na faixa de opções do Word e clique em “Iniciar Mail Marge”. Clique em “Etiquetas” para abrir a janela pop-up Opções de etiqueta. Clique na caixa suspensa "Fornecedor da etiqueta" e selecione o fornecedor que faz as etiquetas que você está usando.
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Percorra a lista de números de produto na caixa "Número do produto" e selecione o número do produto que identifica o tipo de etiqueta que você comprou.
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Clique OK." O Word exibe uma página cheia de rótulos vazios. Clique em "Correspondências | Selecionar Destinatários" para visualizar a janela Selecionar Fonte de Dados.
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Localize o arquivo do Excel na lista de arquivos que aparece e clique duas vezes nesse arquivo para selecioná-lo. O pop-up "Selecionar Tabela" é aberto e exibe as planilhas da planilha.
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Clique na planilha que contém as informações do seu crachá. Se a primeira linha da planilha contiver cabeçalhos de coluna, clique na caixa de seleção "Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna" para colocar uma marca de seleção. Caso contrário, deixe a caixa de seleção vazia. Clique em "OK" para continuar.
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Clique em "Correspondências" e em "Editar lista de destinatários" para exibir a janela "Destinatários da mala direta". Esta janela exibe as linhas da planilha. Marcas de seleção aparecem ao lado de cada linha. Se você não quiser gerar crachás para certas linhas, remova as marcas de seleção dessas linhas. Clique em “OK” para fechar a janela.
Vincular rótulos ao Excel
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Clique em "Correspondências | Inserir campo de mesclagem" para visualizar a lista de cabeçalhos de coluna que sua planilha contém. Clique no título que deseja usar para preencher os crachás. Por exemplo, se sua planilha tiver uma coluna chamada "Nome", clique nesse título para selecioná-lo. Se desejar incluir outro título na etiqueta, clique nesse título para realçá-lo e clique em "Inserir". Clique em Fechar quando terminar. Os títulos das colunas que você selecionou aparecem no primeiro rótulo da página.
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Clique em "Correspondências | Corresponder a todos os campos". A janela pop-up Match Fields é aberta. Clique na caixa suspensa "Identificador único" para ver uma lista de opções. O campo de nome que você selecionou na etapa anterior aparece nessa lista. Clique nesse campo de nome e, em seguida, clique em "OK" para fechar a janela pop-up.
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Clique em "Correspondências | Atualizar etiquetas." Isso copia os campos do primeiro rótulo para todos os rótulos da página
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Clique em "Correspondências | Visualizar resultados" para ver uma prévia de suas etiquetas. O Word preenche cada rótulo com os campos que você selecionou na planilha do Excel.
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Adicione o papel que contém as etiquetas à impressora e clique em "Correspondências | Concluir e mesclar". Selecione “Imprimir documentos” e clique em “OK”. O Word imprime as informações do crachá nas etiquetas.