As empresas que pagam salários e outros pagamentos totalizando mais de $ 600 em um ano civil devem fornecer cópias do Formulário W-2 do IRS aos funcionários, incluindo ex-funcionários. Se sua empresa pagou um imposto de renda individual e deduzido, impostos para o Seguro Social e Medicare ou FICA, você deve preencher os Formulários W-2 e W-3 do IRS. O formulário W-3 é um resumo dos formulários W-2 individuais que sua empresa está enviando ao governo.
Formulário W-3
Para preencher o Formulário W-3 de transmissão do IRS, você deve ter o número total de W-2s que está enviando ao IRS. Se você tiver mais de 250 W-2s, envie seu W-3 por e-mail. Caso contrário, preencha o formulário em papel, que exige seu número de identificação de empregador e os valores totais dos W-2s que você está emitindo para funcionários e ex-funcionários. Você deve ter totais para benefícios de assistência a dependentes, contribuições para planos de aposentadoria não qualificados, compensação diferida e imposto de renda federal retido. Além disso, o W-3 exige a abreviatura e o número de identificação do estado, bem como os salários estaduais e locais e o imposto de renda retido. Se sua empresa opera em dois ou mais estados, não é necessário inserir as abreviações dos estados ou os números de identificação.
Formulário W-2
Você é obrigado a desembolsar as cópias do Formulário W-2 do IRS, rotuladas B, C e 2, para funcionários e ex-funcionários que receberam mais de US $ 600 durante o ano civil. O prazo para fornecer os W-2s é 31 de janeiro, após o ano civil para o qual você está relatando os salários. Por exemplo, o prazo final é 31 de janeiro de 2013, para o ano civil que termina em 31 de dezembro de 2012.
Desembolso Antecipado
Se você tiver funcionários que deixaram a empresa antes do final do ano civil ou funcionários cujos ganhos pararam no início do ano civil, você pode fornecer W-2s para eles antes do final do calendário, se desejar. Mas, você ainda tem até o mês de janeiro seguinte para fornecer W-2s aos funcionários. Por exemplo, se você teve um funcionário de verão para o qual poderia ter preparado um W-2 até setembro, pode fornecer o W-2 antes de 31 de janeiro ou pode esperar e fornecer o W-2 com o resto de seus W-2s dos funcionários com vencimento até 31 de janeiro. Um funcionário pode solicitar cópias de seu W-2 e você deve atender à solicitação dentro de 30 dias após o funcionário receber seu último pagamento.
Extensão
Se você não tiver tempo suficiente para preparar os Formulários W-2 ou circunstâncias atenuantes o impedirem de pagar os formulários W-2 dos funcionários, você deve escrever para o IRS antes do prazo final de 31 de janeiro. Sua carta deve conter suas informações de contato e número de identificação do empregador, bem como o nome e a assinatura da pessoa autorizada a fazer tal solicitação. Informe o motivo da sua correspondência - para solicitar uma prorrogação do prazo para desembolsar os "Formulários W-2" aos seus funcionários - e explique o que causou o atraso. Se você precisar de uma extensão para mais de 10 Formulários W-2, deverá enviar uma solicitação eletrônica.
Correspondência devolvida
Se você receber uma correspondência para os Formulários W-2 que tentou fornecer aos funcionários, mantenha-os em um arquivo por quatro anos. Mantenha os Formulários W-2 devolvidos em um arquivo seguro, assim como faria com qualquer outro registro de emprego. Se seus formulários W-2 forem armazenados eletronicamente, certifique-se de que foram lidos corretamente para mostrar informações pertinentes sobre o motivo pelo qual o formulário foi devolvido, como endereço incorreto ou nenhum nome no endereço.