Os controles internos, ou a estrutura organizacional de uma entidade comercial, fornecem verificações e balanços para todos os níveis de uma organização, seja uma grande empresa ou uma pequena empresa. Um sistema eficaz de controles internos incorpora a separação de funções de funções contábeis e outras áreas que lidam com dados confidenciais ou valiosos. Deveres que são devidamente separados segregam a manutenção de registros, cálculo e processo de autorização e revisão de cada função de negócios. Um sistema funcional de controles internos ajuda a prevenir fraude e conluio entre os funcionários de uma entidade.
Manutenção de Registros
Os funcionários da folha de pagamento lidam com dados financeiros confidenciais para os funcionários. Para ajudar a proteger os funcionários atuais e antigos e evitar que um funcionário acesse dados confidenciais, a função de manutenção de registros deve ser separada do processo de folha de pagamento. A manutenção de registros envolve a obtenção de nomes, endereços e números de banco e conta de cada pessoa na folha de pagamento de uma empresa. O ideal é que a pessoa responsável por coletar e manter um registro dessas informações não trabalhe no departamento de folha de pagamento. O pessoal de recursos humanos é um bom candidato para lidar com esses dados, uma vez que as informações são coletadas no processo inicial de contratação. Isso também evita que um funcionário da folha de pagamento crie um empregado inexistente e emita um cheque de pagamento para si mesmo.
Cálculo
Designe uma pessoa para calcular a folha de pagamento atual. Para funcionários horistas, isso envolve a manutenção de registros de tempo e taxas horárias. Para funcionários assalariados, isso envolve a manutenção de licenças remuneradas, como férias, doença e subsídio de férias. Além disso, o indivíduo responsável calcula o pagamento atual e subtrai as deduções atuais, como retenções na fonte, impostos sobre a folha de pagamento, contribuições para aposentadoria e seguro saúde. Além disso, um sistema adequado de controle interno pode designar esse indivíduo como o preparador das declarações trimestrais e anuais do imposto sobre a folha de pagamento.
Autorização
Para garantir ainda mais um sistema de freios e contrapesos, designe um funcionário da folha de pagamento como supervisor com autoridade para processar a folha de pagamento. Essa pessoa atua como um assinante autorizado para cheques na conta da folha de pagamento e tem autoridade para transmitir eletronicamente a folha de pagamento e os impostos aplicáveis por meio de transferência eletrônica de fundos. Além disso, a separação adequada de funções sugere que esse indivíduo não tenha acesso aos números de roteamento e contabilidade do banco. Isso evita que um funcionário acesse contas bancárias indevidamente.
Análise
Essas funções incluem revisar as transações quanto à validade e razoabilidade e comparar as transações com a documentação de apoio, como cartões de ponto de funcionários. O revisor adiciona ao sistema de verificações e saldos, revisando as declarações de impostos da folha de pagamento e recalculando uma folha de pagamento do período atual ou anterior. Além disso, a chance de fraude diminui quando um funcionário sabe que seu trabalho está sendo examinado por um revisor independente.