Muitas das tarefas potencialmente penosas que os contadores tinham que realizar à mão agora podem ser concluídas com facilidade por meio do uso de computadores. Embora essas melhorias tecnológicas certamente tenham seus benefícios, também existem algumas desvantagens associadas à troca de sistemas de contabilidade tradicionais por sistemas automatizados. Antes de decidir integrar totalmente os computadores à sua contabilidade, pondere os prós e os contras de fazer isso.
Erro Manual
Quando os contadores concluem as tarefas manualmente, a probabilidade de erro aumenta substancialmente. É fácil para um ser humano transpor números ou cometer outros erros aparentemente menores que podem ter consequências de longo alcance. Os computadores, por outro lado, simplesmente seguem os comandos, tornando menos provável que ocorra um erro.
Atenção contínua à tarefa
Quando as empresas optam por usar a contabilidade manual, elas se beneficiam de ter alguém continuamente dedicado à tarefa de contabilidade. Freqüentemente, com a contabilidade automatizada, as empresas esperam até o final do prazo de um negócio para somar seus lucros e perdas. Ao fazer isso, eles podem perder alguns sinais de alerta que poderiam ter economizado uma quantia considerável de dinheiro se eles estivessem fazendo sua contabilidade enquanto avançavam pelos métodos manuais.
Fator de Tempo
Um computador pode fazer em segundos o que um humano pode levar horas para fazer. Ao automatizar seus sistemas de contabilidade, as empresas podem reduzir o número de horas de trabalho que têm para dedicar à análise de números, potencialmente permitindo que realocem membros da equipe ou obtenham respostas a perguntas relacionadas à contabilidade mais rapidamente, em vez de dar um tempo de contador manual para complete os cálculos necessários para fornecer a resposta à consulta.
Custo reduzido
Como a ajuda de computadores pode reduzir o tempo necessário para concluir as tarefas contábeis, as empresas que usam a contabilidade automatizada podem economizar dinheiro neste elemento de seus negócios. Embora inicialmente possa ser caro equipar a empresa com as ferramentas de tecnologia necessárias para concluir as tarefas relacionadas à contabilidade, uma vez que a empresa absorva esse custo, eles podem reduzir os fundos que devem gastar com os trabalhadores contratados para concluir as tarefas contábeis.