Os regulamentos tributários federais, conforme interpretados pelo Internal Revenue Service (IRS), estabelecem claramente o que se qualifica como despesa comercial e o que não. De acordo com as diretrizes do IRS, todas as despesas comerciais dedutíveis "devem ser comuns e necessárias". As despesas de envio, na forma de postagem, frete e embalagem, são consideradas necessárias e comuns na operação da maioria dos tipos de negócios. Portanto, as despesas incorridas com o transporte são uma despesa necessária e normal de acordo com os regulamentos do IRS e qualificam-se como uma despesa comercial dedutível de impostos na maioria dos casos. Em outros casos, as despesas de envio são incluídas no cálculo do custo das mercadorias vendidas.
Necessário e Ordinário
De acordo com os regulamentos do IRS, uma empresa pode deduzir quaisquer despesas que sejam "necessárias e normais" para as funções comerciais. Para atender ao critério de comum e necessário, uma despesa deve ser comum e apropriada para o tipo de negócio que reivindica a despesa. Em outras palavras, as despesas de envio para uma firma de merchandising são comuns, portanto, necessárias e comuns. Se a empresa fabrica e despacha produtos, novamente o custo é necessário e comum, assim como as despesas com embalagens de produtos.
Frete no custo dos produtos vendidos
No Guia de Imposto do IRS para Pequenas Empresas, para arquivadores que usam o Cronograma C, as instruções para calcular o "custo das mercadorias vendidas" listam o envio como uma despesa dedutível a ser adicionada ao total. As instruções para incluir "Outros Custos" afirmam que em uma empresa de manufatura ou mineração, os contêineres podem ser incluídos no custo das mercadorias vendidas com o valor total deduzido. O guia prossegue especificando que, se os contêineres não forem "parte integrante do produto de fabricação", os custos dos contêineres ou da embalagem são deduzidos como despesas de envio ou vendas. Além disso, o custo dos produtos vendidos inclui frete e encargos incorridos para receber os materiais necessários à fabricação dos produtos para venda.
Despesas de envio em viagens
De acordo com o guia tributário federal para pequenas empresas, o frete deduzido como parte das despesas de viagem é permitido quando "amostras ou material de exibição precisam ser enviados entre locais de trabalho permanentes e temporários. Um exemplo de quando uma empresa pode precisar utilizar o frete nesta situação ser uma feira comercial em que o gerente ou a equipe de vendas exibem produtos para possíveis compradores. Muitas vezes, as mercadorias são despachadas com antecedência para os locais das feiras para chegar antes dos vendedores.
Não Necessário e Comum
O IRS lista exemplos de despesas que não se qualificam para deduções, uma das quais são despesas pessoais e familiares. Por exemplo, digamos que seu cônjuge depende de você para se lembrar do aniversário da tia Jane e enviar um presente, e você lhe envia um pacote grande de seu escritório. As despesas de envio não são dedutíveis de imposto para tal pacote, mesmo que você possa usar suprimentos comprados com renda comercial e postagem pertencente à empresa comercial. Ordinárias e necessárias para fins comerciais devem ser respeitadas para reivindicar legitimamente quaisquer despesas de envio como despesas comerciais.