A maioria das empresas mantém uma pequena quantia em dinheiro em mãos para pagar despesas comerciais menores que não garantem a emissão de um cheque ou o uso do cartão de crédito corporativo. Um fundo de caixa pequeno é um método conveniente para pagar transações de pequenas empresas, como postagem, taxas de entrega ou suprimentos de escritório de emergência. É importante manter registros precisos de todas as despesas de caixa para pequenas despesas para fins de contabilidade.
Tipo de conta de caixa pequeno
O caixa para pequenas despesas é um ativo circulante e deve ser listado como um débito no balanço da empresa. Para financiar inicialmente uma conta de caixa para pequenas despesas, o contador deve preencher um cheque emitido para "Caixa para pequenas despesas" com a quantia desejada de dinheiro para manter e depois descontar o cheque no banco da empresa. O lançamento contábil manual no balanço patrimonial deve listar um débito na conta do banco comercial e um crédito na conta do caixa para pequenas despesas. Quando o dinheiro para pequenas despesas é usado para despesas comerciais, a conta de despesas apropriada - como material de escritório ou reembolso de funcionários - deve ser contabilizada.
Saldo normal da conta de caixa para pequenas despesas
O saldo normal de caixa para pequenas despesas pode variar dependendo do tamanho da empresa. Normalmente, uma empresa de pequeno a médio porte mantém cerca de US $ 100 em dinheiro em mãos, mas as grandes corporações podem ter até US $ 500, dependendo de suas necessidades. Em geral, não é uma boa ideia manter uma quantidade excessiva de dinheiro em caixa ou muitas pessoas com acesso a ela devido ao risco de furto de dinheiro para pequenas despesas e potenciais problemas de contabilidade.
Como armazenar e rastrear despesas de caixa pequeno
As empresas devem manter o dinheiro para pequenas despesas em um cofre ou trancado em uma caixa de dinheiro. O proprietário e o gerente financeiro devem ser os únicos funcionários com acesso ao caixa para pequenas despesas, para que possa ser monitorado e gerenciado com precisão. Um recibo deve ser preenchido para todo o dinheiro retirado e deve listar a data, a quantidade exata de dinheiro, a descrição da despesa e o nome e assinatura da pessoa que receberá o dinheiro.
Reabastecimento da conta do pequeno caixa
A conta de caixa para pequenas despesas deve ser reconciliada e reabastecida a cada mês para garantir que a conta esteja equilibrada e quaisquer variações sejam contabilizadas. O contador deve preencher um cheque à ordem de "caixa para pequenas despesas" com o valor das despesas pagas com o caixa para pequenas despesas naquele mês para trazer a conta de volta ao valor original. O cheque deve ser sacado no banco da empresa e o dinheiro colocado de volta no cofre ou caixa fechada. Registre o cheque no balanço patrimonial com um débito na conta do banco comercial, um crédito na conta do caixa para pequenas despesas e, em seguida, use os recibos de notas para despesas nas diferentes contas que o caixa para pequenas despesas foi usado para pagar.