O engajamento, atração e retenção dos funcionários são essenciais para o sucesso de uma empresa. O nível de atração determina o quão atraente é a empresa para se trabalhar, os níveis de engajamento determinam quanto esforço as pessoas colocam em seus empregos e as taxas de retenção determinam quantos funcionários realmente permanecem na empresa. Cerca de 33 por cento das organizações usam grupos de foco para determinar o nível de engajamento de seus funcionários. Os grupos de foco são uma forma econômica e oportuna de determinar se há algum problema com a percepção dos funcionários sobre uma empresa e geralmente oferecem informações suficientes para colocar em prática planos de ação adequados para corrigir quaisquer problemas.
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Esclareça o objetivo do grupo de foco. Embora o objetivo seja medir a profundidade do envolvimento dos funcionários na empresa, isso pode não significar muito para os funcionários que participarão. Reúna uma declaração ou parágrafo que explique em detalhes qual resultado você espera alcançar por meio do grupo de foco.
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Configure a data, hora e local para a reunião. Evite dirigir o grupo de foco durante a alta temporada da empresa ou perto de um evento da empresa, como a conferência anual de vendas. Agende uma a duas horas para a sessão e reserve um local que acomodará de 12 a 15 pessoas - seis a 12 participantes mais dois a três facilitadores. Pense bem no local, seja uma sala de conferências nos escritórios da empresa ou em um local externo, e garanta que o ambiente seja privado, confortável e propício para conversas.
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Identifique e convide os participantes. Comece determinando quantos participantes você gostaria no grupo com base no tamanho da empresa. Para obter uma imagem real do envolvimento dos funcionários em toda a empresa, você precisa ter funcionários de todos os departamentos e níveis da hierarquia de gerenciamento. Como você deve limitar seu grupo de foco a não mais do que 12 funcionários participantes, pode ser necessário agendar várias sessões. Assim que tiver um número definido de participantes, comece identificando quem eles são. Para manter as coisas imparciais, escolha seus participantes por função funcional, em vez de pelo nome.
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Desenvolva as perguntas, limitando-as a quatro a sete. Certifique-se de que as perguntas sejam abertas, em vez de aquelas que os participantes podem responder com um "sim" ou "não". Use perguntas curtas, claras e em tom coloquial. Se você já realizou uma pesquisa na empresa, use os resultados para determinar quais áreas precisam de mais informações. Se você está começando sem nenhuma informação concreta, atenha-se a perguntas básicas sobre como os funcionários percebem seu valor no local de trabalho, se eles acreditam que a administração está comprometida em ajudá-los a ter sucesso e ouvir suas opiniões e se eles acreditam que existem oportunidades de crescimento para eles .
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Escreva um roteiro que inclua uma introdução, as perguntas e um encerramento. Isso é especialmente importante se você estiver executando vários grupos de foco para garantir que conduz cada um deles da mesma maneira.
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Nomeie facilitadores neutros para liderar o grupo de foco e certifique-se de que os participantes se sintam à vontade para falar aberta e honestamente na frente deles. Se você planeja questionar os participantes sobre um departamento específico, por exemplo, você não gostaria que o chefe do departamento fosse um dos facilitadores.
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Execute a sessão. Comece apresentando os facilitadores e peça a cada funcionário que se apresente. Comece com a introdução, onde você reforça por que está conduzindo o grupo focal e o que espera ganhar, depois vá diretamente para as perguntas. Incentive a conversa entre os participantes e investigue quando as respostas dadas forem de natureza geral. Se um funcionário afirma não acreditar que tem futuro na empresa, pergunte por que ele pensa isso e como a empresa pode mudar essa percepção. Registre os temas da discussão e as respostas em um flip chart ou quadro branco enquanto um segundo facilitador faz anotações mais detalhadas do evento.
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Analise as informações recebidas logo após a sessão enquanto as informações ainda estão frescas em sua mente e escreva um relatório resumido. Depois de concluir todos os grupos de foco e relatórios resumidos, agende uma reunião com as principais partes interessadas para traduzir os resultados para determinar o nível de engajamento dos funcionários e colocar um plano de ação em prática para aumentar o engajamento, se necessário.