Comunicar más notícias parece difícil quando você considera que ninguém quer recebê-las. No entanto, como proprietário de uma pequena empresa, você pode transformar uma mensagem de notícia indesejável em algo que seus funcionários possam absorver e aceitar com o mínimo de ressentimento. Um formato indireto é melhor para memorandos de más notícias porque revela uma mensagem em etapas, em vez de todas de uma vez. Seus funcionários sofrerão menos choque se você der a notícia dessa maneira.
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Escreva uma declaração de boa vontade para começar o memorando e amenizar o golpe das notícias negativas. Elogie os funcionários por seus esforços ou apresente fatos relacionados às más notícias. "Agradeço a todos que trabalharam juntos para aumentar nossas vendas em 5% durante os últimos dois trimestres."
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Forneça informações básicas para preparar os funcionários para as más notícias que se aproximam. Quando você apresenta fatos que detalham circunstâncias infelizes ou negativas, o leitor deve começar a compreender que o objetivo do memorando é fornecer notícias indesejáveis. Além disso, sua apresentação dos fatos ajuda a justificar as más notícias. "Embora tenhamos tido um ligeiro aumento nas vendas de 1.5 por cento, ficamos aquém de nossa meta original de 5 por cento. Infelizmente, à luz desses eventos, meus planos devem mudar." Mantenha suas escolhas de palavras o mais positivas possível.
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Divulgue as más notícias em linguagem clara, mas positiva. "Como você sabe, planejei passar parte da receita do aumento das vendas para todos vocês. Infelizmente, como as vendas não foram tão boas quanto esperávamos, os bônus permanecerão os mesmos este ano." "Os bônus permanecerão os mesmos este ano" soa melhor do que "Ninguém receberá um aumento em seu bônus este ano".
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Escreva outra declaração de boa vontade para que a percepção dos funcionários em relação ao seu negócio permaneça a mais positiva possível nas circunstâncias. Agora que os funcionários sabem o que você não pode fazer, informe-os sobre o que você pode fazer. "Todos receberão seu bônus anual no mesmo valor do bônus do ano passado na data publicada no calendário da empresa. Se você precisar verificar o valor do seu próximo bônus, entre em contato comigo."
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Termine o memorando com afirmações positivas que dão aos funcionários esperança para o futuro. "Embora a remuneração adicional não seja uma opção neste momento, eu reconheço e aprecio seus esforços e dedicação ao seu trabalho. Estou ansioso para trabalhar com cada um de vocês no próximo ano."
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Revise o memorando para clareza e precisão antes de enviar. Leia sua mensagem para ter certeza de que ela comunica o que você deseja com um toque positivo. Não deixe os funcionários com uma impressão negativa.