Uma reunião de negócios é uma reunião de mentes para atingir os objetivos de uma empresa. Como proprietário de uma empresa que emprega pessoas ou se reúne com vários contatos comerciais regularmente, você precisará aprender a conduzir uma reunião de negócios com profissionalismo e eficiência. Depois que você pega o jeito de supervisionar as primeiras reuniões, o processo se torna mais simples de manusear.
1
Distribua sua agenda escrita no início da reunião. A agenda deve conter uma lista detalhada de cada ponto que você planeja abordar na reunião, bem como uma hora de início e de término bem definida. Certifique-se de listar o tempo alocado para cada ponto da agenda.
2
Abra a reunião com uma rápida introdução, agradecendo a todos pela presença, estabelecendo regras básicas para a reunião - por exemplo, não interrompa os palestrantes e siga o cronograma de perto - e resumindo seus objetivos. Apresente quaisquer "incógnitas" na reunião antes de prosseguir para que todos se familiarizem uns com os outros participantes.
3
Nomeie um parlamentar para ajudar a manter a agenda sob controle, se necessário. Essa pessoa impedirá os outros participantes de desviarem-se da tangente, falar por muito tempo, apresentar argumentos improdutivos ou ir e voltar uns com os outros de forma circular.
4
Fique de olho no relógio como facilitador da reunião para garantir que você cumpra o cronograma. A agenda deve ter uma lista do número de minutos que você planeja gastar em cada ponto para ajudar a levar a reunião adiante. Certifique-se de que é uma estimativa realista, dependendo da seriedade do problema que você planeja discutir.
5
Prossiga com a agenda da reunião. Dê a palavra a cada responsável por cada ponto da lista de itens em discussão. Quando essa pessoa terminar, permita que ela responda a quaisquer perguntas rápidas, agradeça e prossiga para o próximo item da agenda e apresentador.
6
Conclua a reunião a tempo. Permitir que suas reuniões ultrapassem o horário final repetidamente é contraproducente e mostra falta de respeito pelos horários dos participantes. Se você ainda tem negócios pendentes para cobrir, leve-os para a próxima reunião agendada ou envie um e-mail para o grupo.