Um projeto de negócios bem-sucedido começa com uma declaração de estatuto bem elaborada. Este documento define e autoriza o projeto, delineando seus objetivos e abrangência. Um projeto sem estatuto ou com um projeto mal concebido provavelmente fracassará devido a prioridades conflitantes e papéis mal definidos. Uma boa carta estabelece o tom para um projeto em que os objetivos e os meios para alcançá-los são claros.
Proposta de valor
A carta começa identificando os motivos do projeto. Normalmente, o objetivo do projeto é resolver um problema, como fazer com que a empresa cumpra os regulamentos ou aumentar a receita. Este componente é denominado declaração de problema / oportunidade. O estatuto fornece à gerência sênior informações suficientes para decidir se deve prosseguir com o projeto ou eliminá-lo. Sem uma forte declaração de problema / oportunidade, o esforço provavelmente está fadado ao fracasso, pois tem pouco valor para a organização.
Primeiros Passos
Identificar as principais partes interessadas e como elas contribuirão é a chave para uma declaração de estatuto bem-sucedida. Entre as primeiras etapas está nomear um gerente de projeto e definir suas responsabilidades. Liste outras pessoas com poder de influenciar o projeto e, em seguida, delineie seus papéis para evitar confusão e ressentimento. Liste as metas pelas quais eles trabalharão, que devem ser as mesmas metas estabelecidas na proposta do projeto. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis e alcançáveis. O termo de abertura deve deixar claras as prioridades do projeto, que podem incluir fatores como prazo e custo.
Objetivo
Um projeto pode crescer além de seu propósito original e se tornar incontrolável se os planejadores não estabelecerem limites desde o início. Uma definição de escopo explica as atividades específicas do projeto. Se as partes interessadas quiserem adicionar funções ao projeto posteriormente, elas saberão que uma renegociação do escopo é necessária. A declaração deve deixar claro como essas mudanças podem ser feitas e quem tem autoridade para aprová-las.
Riscos
Ao iniciar um projeto, você pode fazer suposições sobre o financiamento, pessoal e outros recursos que estarão disponíveis. A declaração do regulamento deve explicar o que acontecerá se as suposições se mostrarem erradas ou se surgirem problemas imprevistos. Quantifique, analise e priorize os riscos com base nas informações disponíveis. Detalhe como a equipe do projeto evitará, mitigará ou compartilhará os riscos.
Especificidades
O que os gerentes, clientes e outras partes interessadas realmente querem saber é como o projeto será executado. Explique quais produtos a equipe entregará a um gerente ou cliente e quais serão os padrões de qualidade. Fornece cronograma e estimativas de custo. Defina os critérios de sucesso do projeto.