Um manual de operações de funcionários é especialmente útil ao treinar novos funcionários, revisar processos para melhoria, revisar descrições de cargos ou substituir funcionários devido a doença ou rotatividade. Para muitas organizações, escrever um manual de operações do funcionário levaria vários dias, senão semanas, para ser concluído devido ao número de pessoas envolvidas no processo e à quantidade de operações a incluir no manual. Um manual de operações difere de um manual do funcionário. Um manual do funcionário concentra-se nas políticas e diretrizes do local de trabalho, enquanto o foco de um manual de operações do funcionário são os processos de trabalho para grupos de trabalho ou departamentos.
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Determine o objetivo do manual de operações do funcionário da sua empresa. Algumas empresas preparam um manual para toda a organização, enquanto outras elaboram um manual de operações do funcionário para cada departamento. Se a sua empresa possui vários departamentos e uma grande base de funcionários, um manual específico do departamento é a melhor escolha. Por outro lado, se você tem uma pequena empresa onde os funcionários costumam trabalhar multifuncionalmente, assumindo as funções de funcionários em várias áreas da empresa, um manual de operações para toda a empresa é provavelmente mais útil.
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Obtenha uma lista de cargos e cargos. Identifique os funcionários em cada cargo que podem contribuir durante a fase de redação. Reúna as descrições de cargos para cada cargo e classifique-as de acordo com a função do trabalho e, a seguir, por departamento. Por exemplo, classifique todas as descrições de cargos de suporte administrativo e, em seguida, classifique-as por departamento, como assistentes administrativos para vendas, compras e departamentos executivos.
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Revise cada descrição de trabalho, selecionando as funções essenciais do trabalho. Destaque as tarefas principais e descreva os processos usados para executar cada tarefa, incluindo todos os recursos necessários para cada tarefa de trabalho. Um exemplo de processo de assistente administrativo para o departamento executivo incluiria os cargos que o titular ocupa, como diretor-presidente, diretor operacional e diretor financeiro. Os recursos necessários incluem acesso a materiais de arquivos confidenciais, dados financeiros e materiais de relações com investidores. Os detalhes dos processos de nível executivo podem precisar ser incluídos apenas em cópias dos manuais para os funcionários desse departamento devido à natureza confidencial das operações de nível executivo.
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Agende reuniões individuais com um funcionário em cada posição para a qual você está elaborando uma página de manual de operações. Evite simplesmente reiterar a lista de tarefas contidas nas descrições de funções dos funcionários e concentre-se em como executá-las. Por exemplo, se você estiver escrevendo um manual de operações de funcionários para o departamento de recursos humanos, obtenha informações de funcionários que executam tarefas relacionadas a recrutamento e seleção, relações com funcionários e remuneração e benefícios. Detalhar como processar novos funcionários, quais funcionários estão envolvidos no processamento de novos funcionários e os materiais e documentação necessários para novos funcionários, como formulários de investigação de antecedentes, informações de teste de drogas, uniformes, crachás de identificação, chaves e informações de login para equipamentos de informática.
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Dedique uma seção do manual de operações do funcionário às funções do departamento e aos diferentes tipos de funções interdepartamentais. Explique os processos departamentais, como recursos humanos, vendas, expedição, contabilidade e outras seções da empresa, bem como as funções interdepartamentais, como o processo de demissão de um funcionário. O gerente de contratação desse departamento deve entrar em contato com os recursos humanos para garantir que o arquivo pessoal do funcionário esteja disponível para revisão. O gerente de contratação e um funcionário de recursos humanos devem discutir o motivo da suspensão ou rescisão e agendar uma reunião de rescisão com o funcionário após tomar uma decisão final para suspender ou rescindir.
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Use seu critério e julgamento independente ao escrever e distribuir um manual de operações para funcionários. Embora os gerentes e supervisores devam geralmente conhecer os processos de seus departamentos atribuídos, você pode querer produzir outra versão do manual de operações para funcionários da linha de frente cujas funções de trabalho não exijam que eles tenham o mesmo tipo de informação disponível para supervisores e gerentes .