Os gráficos ajudam as pessoas a visualizar as informações. Um gráfico de fluxo de caixa esclarece o que sua empresa faz com seu dinheiro de uma forma que pode não ser aparente quando você olha uma página de planilha cheia de números. Esse entendimento pode ajudá-lo a tomar decisões estratégicas mais bem informadas, bem como a simplificar suas operações internas.
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Projete um rascunho de seu gráfico antes de fazer uma versão em grande escala. Pegue uma folha de papel e desenhe uma caixa no topo para cada forma de receita que sua empresa obtém. Fontes comuns de receita incluem vendas a consumidores e pagamentos de clientes. Outras fontes podem incluir créditos fiscais do governo, taxas de arrendamento, taxas de licenciamento, vendas de ativos e patrimônio líquido. Quaisquer que sejam suas formas de renda, certifique-se absolutamente de não esquecer nada. Revise os registros financeiros de sua empresa minuciosamente.
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Desenhe caixas no meio da página para cada segmento da empresa que tem autoridade para gastar. Em empresas maiores, eles consistem em departamentos ou divisões, geralmente chefiados por um vice-presidente que deve autorizar os gastos. Em empresas menores, cada “departamento” pode consistir em apenas uma única pessoa - por exemplo, a pessoa que compra material de escritório, a pessoa que prepara suas finanças e a pessoa que gerencia suas instalações e escritórios. Se você não tem outros funcionários, mas usa “chapéus” diferentes quando gasta o dinheiro da empresa - como um chapéu de secretária e um chapéu de gerente de instalações - então desenhe caixas para cada um dos chapéus. O ponto-chave é identificar todas as diferentes formas em que sua empresa está estruturada para gastar dinheiro. Novamente, certifique-se de não ignorar nada.
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Abaixo de cada caixa de autoridade de gastos, desenhe caixas menores identificando áreas específicas de despesas. Por exemplo, na caixa de gerenciamento de instalações, liste caixas separadas para serviços públicos, reparos e manutenção do terreno. Ao lado de cada caixa, relacione o valor gasto no período contábil mais recente. Some todos eles e escreva o total próximo à caixa de autoridade de gastos. Verifique novamente a precisão de todos os números e não negligencie nenhuma despesa. Certifique-se de que cada centavo cabe em algum lugar. A chave aqui é ver como sua empresa gasta dinheiro e quanto gasta.
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Conecte cada caixa de receita no topo da página a qualquer caixa de autoridade de gastos que extraia seu orçamento dessa fonte de receita. Você pode usar marcadores de cores diferentes para ajudar a evitar uma confusão confusa de linhas. Se sua empresa coleta primeiro todas as receitas em uma conta geral e, em seguida, orçamenta todos os gastos dessa conta, você pode pular esta etapa. Simplesmente desenhe uma única caixa entre as caixas de receitas e despesas e marque-a como seu orçamento geral. Na prática, entretanto, certas formas de receita freqüentemente vão diretamente para certas despesas.
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Revise o gráfico, verifique se há erros e pense em como você pode melhorar o design visual para destacar as informações na página. Em seguida, desenhe uma versão final muito maior do gráfico, usando marcadores em um grande pedaço de papel adequado para apresentação em reuniões ou montagem na parede. Use caixas de formatos diferentes para cada tipo de caixa para distinguir ainda mais as informações.