No final de cada ano fiscal, uma empresa se prepara para o novo ano fiscal fechando seus livros. Como parte do processo, todo o saldo de todas as contas de receitas e despesas é transferido para o balanço da empresa por uma sequência de lançamentos contábeis manuais, deixando as contas de receitas e despesas com saldo zero.
Processo Contábil
Como as contas de despesas têm um saldo devedor normal, o contador terá que registrar um lançamento contábil que credita cada conta de despesas em seu saldo de final de ano. O lado oposto da entrada será feito para "resumo de receita", uma conta de depósito temporária. O resumo da receita será encerrado em lucros retidos, uma conta de patrimônio líquido do balanço patrimonial.
Exemplo
Para ilustrar como uma empresa fecha suas contas de despesas no final de seu ano fiscal, suponha que ela tenha os seguintes saldos em seus livros:
Despesa de salários $ 30,082 Despesa de manutenção e reparos $ 6,140 Despesa de aluguel $ 22,950 Despesa de suprimentos $ 2,600 Despesas totais $ 61,772
Fechando a conta de despesas
Supondo que a empresa tenha o final do ano fiscal em 30 de junho, o contador irá registrar o seguinte lançamento nos livros da empresa nessa data:
Resumo da receita de débito 61,772 Despesa de crédito de salário 30,082 Crédito de manutenção e despesas de reparo 6,140 Crédito de despesas de aluguel 22,950 Crédito de despesas de suprimentos 2,600
Transferido para o Balanço
Em seguida, o contador irá transferir o saldo da conta de resumo de receita para lucros retidos, fazendo esta entrada:
Lucros retidos de débito 61,772 Resumo de receita de crédito 61,772
Semelhante ao fechamento das contas de despesas da empresa, o saldo nas contas de receita da empresa é transferido para o resumo da receita e, em seguida, para os lucros retidos. Os débitos e créditos resultantes para os lucros retidos do fechamento das contas de receitas e despesas deixarão o lucro ou prejuízo líquido da empresa para o ano remanescente na conta.