A mala direta é um recurso compatível com o pacote do Microsoft Office e você pode utilizá-lo para enviar vários emails do Microsoft Word usando uma pasta de trabalho do Excel. A pasta de trabalho deve conter dados para cada campo que você deseja personalizar. Como exemplo, você pode adicionar nome, cargo, afiliação à empresa e endereço de e-mail em uma carta padrão para personalizá-la para cada destinatário. Use cabeçalhos claramente identificados nas colunas do Excel para simplificar a mesclagem de mensagens. Depois de concluir a mala direta, os e-mails serão enviados de sua caixa de correio do Outlook.
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Abra uma pasta de trabalho do Excel contendo os nomes e outros dados de identificação que você deseja usar em seu e-mail. Certifique-se de que a planilha inclua uma coluna para os endereços de e-mail dos destinatários, caso ainda não esteja presente.
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Abra o Microsoft Word e digite sua carta padrão. Onde você deseja que os dados personalizados sejam inseridos, digite "<>" e substitua "nome da coluna do Excel" pelo nome da coluna real. Por exemplo, digite <> para alterar "Querida <>" para "Querida Jéssica".
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Clique na guia “Correspondências”, escolha “Iniciar mala direta” e clique em “E-mail”.
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Clique em "Selecionar destinatários" na guia exibida. Escolha "Usar lista existente" e selecione o conjunto de dados do Excel que deseja usar.
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Clique em "Visualizar resultados" na guia Correspondências. Inspecione pelo menos alguns dos e-mails que a mala direta enviará para verificar se todos os campos de mesclagem foram preenchidos corretamente.
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Pressione "Concluir e mesclar" na guia Correspondências para enviar os e-mails. As mensagens aparecerão na pasta Enviados do Outlook.