As empresas implementam controles internos para limitar os riscos. Os possíveis riscos incluem perdas, mau desempenho nos contratos, má qualidade e não conformidade com os regulamentos. Os procedimentos de documentação detalham os documentos de que a empresa necessita para implementar seus sistemas de controle e atribuir responsabilidades por tarefas e ações. As pequenas empresas geralmente exigem menos documentação ou controles do que operações maiores, porque cada funcionário desempenha várias funções de trabalho e as responsabilidades são mais claras. Procedimentos de documentação eficazes, resultando em um mínimo de controles eficientes, podem dar às pequenas empresas uma vantagem competitiva.
Organização"
A base do controle interno eficaz é um organograma que inclui descrições de cargos. Os procedimentos de documentação devem especificar que as descrições dos cargos detalham claramente as tarefas e responsabilidades de cada cargo na empresa. Os procedimentos de documentação atribuem responsabilidade pela preparação e atualização do organograma e como a empresa usa o organograma. Normalmente, os funcionários recebem uma cópia com detalhes sobre sua posição e descrição do trabalho ao iniciar o emprego.
Políticas e procedimentos
Os procedimentos de documentação geralmente especificam que um manual do funcionário deve conter toda a documentação de política e procedimento relevante. Eles detalham o que o manual deve incluir, quem é responsável por redigir e atualizar as políticas e procedimentos e como a empresa os comunica aos funcionários. Os procedimentos de documentação geralmente especificam que os funcionários recebem uma cópia do manual quando começam a trabalhar, assinam o recebimento e concordam em cumprir as políticas e procedimentos. Eles recebem atualizações à medida que ocorrem.
Autorizações e Aprovações
Os organogramas documentados e os manuais dos funcionários constituem a base dos controles internos, mas devem conter as medidas de controle reais. Os procedimentos de documentação detalham tais medidas. Eles descrevem documentos que listam os funcionários que podem tomar decisões e aprovar despesas. Cada um desses documentos deve especificar exatamente o que o funcionário pode autorizar ou aprovar, que forma a aprovação ou autorização terá e os limites. Um exemplo típico é que um determinado funcionário está autorizado a aprovar uma compra de até $ 10,000 ao rubricar a requisição correspondente.
Documentação de suporte
Fortes sistemas de controle interno contam com documentação de apoio para detalhar a base para as decisões. Os procedimentos de documentação especificam quais decisões exigem documentação de apoio e detalham sua natureza. Por exemplo, a aprovação de um pedido de compra pode exigir uma requisição. O procedimento de documentação especifica que um funcionário deve preparar uma requisição antes de solicitar a aprovação de um pedido de compra e detalha as informações que a requisição deve conter.
Reporting
Um elemento chave no controle interno é o relato de informações importantes da empresa. Os procedimentos de documentação fortalecem o controle interno, especificando quais informações esses relatórios devem incluir, quem é responsável por sua preparação e quem receberá os relatórios. Alguns relatórios contêm informações confidenciais e o procedimento de documentação deve especificar quais relatórios são confidenciais e detalhar as medidas de segurança correspondentes.
Reconciliação
Mesmo em pequenas empresas, os procedimentos de documentação resultam em vários documentos que têm fontes independentes. Um método eficaz de verificar sua precisão é instituir a reconciliação entre dados comparáveis de diferentes autores. O procedimento de documentação deve especificar qual reconciliação deve ocorrer e quem é o responsável por realizá-la. Ele deve detalhar um método para lidar com as discrepâncias e atribuir responsabilidades para resolver as diferenças.