As máquinas de fax representam um meio conveniente de compartilhar informações que precisam chegar mais rápido do que o correio normal pode transmiti-las. Quando a máquina com a qual você está tentando entrar em contato fica ocupada por longos períodos de tempo, a frustração de cuidar de sua tarefa de envio de fax até uma conclusão satisfatória pode usurpar o tempo de trabalho produtivo. Para enviar seu documento ao destinatário, use uma abordagem estruturada para solucionar o problema de sua conexão.
1
Permita que seu aparelho de fax redisque o número ocupado. As máquinas de fax repetem automaticamente as chamadas quando a parte receptora não atende. O número de tentativas da máquina pode ser ajustável, portanto, verifique as configurações no guia do usuário.
2
Ligue para a linha de voz de um cliente ou fornecedor para cujo número de fax direto você está transmitindo. Pergunte quando ela espera que sua linha de fax fique limpa para que você possa definir o tempo de sua ligação. Se a linha não for liberada a tempo, procure outro número de fax que você possa usar para enviar o material, seja para um colega de trabalho de seu contato ou para uma linha geral de fax.
3
Pergunte ao destinatário se você pode enviar o documento como um anexo em PDF para uma mensagem de e-mail. Se sua transmissão consistir em um arquivo originado em seu computador, você pode destilá-lo no formato Acrobat e enviá-lo.
4
Use a capacidade de transmissão programada do seu aparelho de fax para enviar o fax após o expediente, quando uma linha excepcionalmente ocupada é finalmente limpa. Verifique com seu destinatário se o material permanecerá intacto para sua atenção no dia seguinte.