Quando uma empresa ou departamento realiza uma reunião, a preparação de uma agenda formal geralmente aumenta sua natureza profissional. A agenda descreve o fluxo da reunião, incluindo pontos de discussão, apresentadores e prazos. Freqüentemente, também faz distinção entre novos tópicos de reuniões e negócios antigos. A diferença central é que os negócios antigos envolvem a discussão de atividades existentes ou eventos realizados anteriormente, enquanto os novos negócios iniciam a conversa sobre uma atividade ou evento.
Atividades em andamento
Alguns negócios antigos resultam de atividades comerciais em andamento. A empresa pode ter um evento pendente, por exemplo, e os planos e responsabilidades são revisados e discutidos durante cada reunião que antecede a data do evento. Atividades contínuas também resultam quando a organização ou departamento se envolve em um projeto que dura semanas ou mais; cada funcionário pode atualizar o grupo sobre sua função no projeto.
Unfinished Business
Negócios não concluídos é um rótulo comum dado a tópicos de conversa de uma reunião anterior que foram colocados em mesa ou deixados sem solução. Isso geralmente ocorre quando alguém traz à tona novos negócios no final de uma reunião, que se tornam negócios inacabados na próxima. Um funcionário pode sugerir um projeto ou atividade que requer mais debate, então os gerentes decidem colocá-lo na pauta da próxima reunião.
Novos Negócios Planejados
Novos negócios podem ser planejados ou espontâneos. Novos negócios planejados incluem novas propostas ou tópicos determinados com antecedência pelos gerentes ou líderes da reunião. Se o gerente tem uma ideia para uma atividade, por exemplo, ela pode estar listada em novos negócios. Um gerente de departamento ou divisão também pode planejar comunicar uma nova política ou procedimento da empresa aos funcionários em uma determinada reunião e listar isso como um novo tópico de negócios.
Novos negócios não planejados
Novos negócios geralmente são discutidos perto do final da reunião. Freqüentemente, depois que os participantes terminam com os tópicos planejados, o líder da reunião permite que qualquer pessoa com um novo tópico de negócios ou ideia o apresente. O objetivo é incentivar a participação dos funcionários e gerar novas ideias. Também permite uma comunicação eficaz da equipe ou do departamento sobre os problemas atuais. Se breves, esses novos itens de negócios podem ser concluídos ou resolvidos rapidamente. Caso contrário, eles podem ser colocados na mesa para a próxima reunião.