As pequenas empresas geralmente têm diretrizes específicas para relatar despesas de viagem. Os funcionários devem seguir rigorosamente essas diretrizes para que não tenham seus relatórios de despesas devolvidos. Isso pode atrasar os reembolsos. As diretrizes para relatórios de despesas geralmente incluem um orçamento ou limite de per diem para despesas, procedimentos de relatórios, requisitos de recebimento, regras para despesas não reembolsáveis e canais de autorização adequados.
Orçamento
Um aspecto importante das diretrizes do relatório de despesas é aprender como fazer o orçamento de suas despesas diárias, de acordo com Employment-Handbook.org. Por exemplo, se você entretém clientes ou janta um jantar caro em uma noite, deve jantar mais barato no dia seguinte ou dois para ficar dentro do orçamento. Essas diretrizes geralmente são escritas no manual do funcionário para facilitar a consulta. Consulte seu supervisor sobre as diretrizes de despesas de viagem antes de sua primeira viagem de negócios.
Reporting
Você deve relatar cada despesa na data específica em que ocorreu a despesa. As milhas do automóvel ou despesas de voo devem ser relatadas nos dias específicos de partida e retorno. Por exemplo, você deve registrar as despesas do seu voo de partida no dia de sua partida e, em seguida, anotar o preço da viagem de volta ao retornar. Além disso, se você dirige 100 quilômetros de e para o aeroporto, divida sua milhagem pela metade. Em seguida, multiplique a cota de milhagem da empresa (ou seja, 27 centavos por milha) por 50 milhas e registre no dia da partida. Posteriormente, informe a outra metade do voo de volta e dirija para casa naquela data exata. Registre todas as despesas em sucessão no relatório de despesas. Ajuda a organizar seus recibos por dia com antecedência, o que pode economizar seu tempo. Você precisará escrever datas específicas no relatório de despesas, pois esses espaços geralmente ficam em branco. Finalmente, some as somas das despesas diárias verticalmente e, em seguida, calcule seus totais para cada tipo de despesa horizontalmente. Subtraia quaisquer pagamentos adiantados que a empresa tenha fornecido daqueles que são devidos a você. Certifique-se de verificar seus cálculos antes de entregar seu relatório de despesas. (Ver referências 1 e 2 e recurso 1)
Requisitos de recebimento
Você deve guardar todos os seus recibos, incluindo a passagem do táxi, sempre que gastar dinheiro na viagem. Geralmente, você só precisará incluir recibos de refeições que excedam cinco dólares. Ainda assim, manter todos os recibos o ajudará melhor a relatar suas despesas com precisão. Além disso, certifique-se de anexar todos os recibos necessários ao seu relatório de despesas. Além dos recibos de refeição acima de cinco dólares, anexe recibos que excedam $ 25 para todas as outras despesas.
Despesas Não Reembolsáveis
Algumas despesas não podem ser incluídas em seu demonstrativo de despesas. Por exemplo, você nunca deve incluir multas de estacionamento, despesas excessivas com bagagem ou pagamentos para familiares em seu demonstrativo de despesas. Se você passar dias extras em uma determinada cidade durante as férias, não acrescente essas despesas ao seu relatório de despesas. Para obter mais orientações sobre despesas não reembolsáveis, consulte o manual da sua empresa ou fale com o departamento de recursos humanos. Você também pode consultar as diretrizes de despesas de viagem em Employee-Handbook.org.
Autorização
A maioria das empresas exige que você entregue seu relatório de despesas ao seu supervisor. Certifique-se de primeiro assinar e fazer uma cópia dele. Pode levar algumas semanas para que você seja reembolsado pela viagem, já que as contas a pagar geralmente precisam ser revisadas.