Redigir uma carta comercial de maneira adequada é uma parte essencial para manter relacionamentos profissionais favoráveis. Se você está fazendo parceria com uma empresa japonesa, escrever uma carta comercial profissional de uma forma que honre as nuances da cultura é essencial. Um documento escrito de maneira concisa e clara pode aumentar suas chances de fechar o negócio que você está buscando.
Informação do cabeçalho
O nome da empresa, juntamente com o nome do destinatário da carta, deve constar no canto superior esquerdo do papel. O nome da sua empresa, assim como o seu nome, deve estar diretamente em frente às informações do destinatário, no canto superior direito da página.
Saudações e Encerramentos
As saudações e conclusões das cartas comerciais japonesas são combinadas com base na extensão e no nível de formalidade do documento. Começar a carta comercial com "Prezado Senhor" e terminá-la com "Atenciosamente" é a etiqueta geral de negócios japonesa adequada. O par japonês para isso é "haikei" (a saudação) e "keigu" (a conclusão). Se a carta for muito curta, é apropriado ir direto para o corpo da carta sem uma saudação, de acordo com o livro de Ivona Baresova, "Estratégias de Polidez em Perspectiva Intercultural: Estudo de Cartas de Rejeição de Emprego Americanas e Japonesas". Essa saudação é "zenryaku", o que significa que, respeitosamente, a "conversa fiada" da carta foi omitida. Se zenryaku não estiver escrito na carta comercial, o documento parecerá muito direto, o que é considerado rude. A conclusão correspondente para zenryaku é "soso", que significa "com pressa".
Corpo da carta
É considerado educado fazer uma breve referência sazonal no início de uma carta comercial japonesa. É importante estar ciente das estações do ano no Japão nessa época, para que você possa fazer referência ao clima frio ou às primeiras flores da primavera. Se você estiver entrando em contato com uma empresa japonesa pela primeira vez, a frase "貴 社 ま す ま す ご 精 栄 の こ と お 慶 び 申 申 し 上 げ ま す。", que se traduz vagamente como "Estamos muito satisfeitos e honrados em fazer negócios com sua empresa", ser incluído no início da carta também. Também é educado perguntar sobre a saúde ou a família do destinatário da carta, principalmente se o profissional é o chefe da empresa ou tem cargo elevado.
Cartões de negócios
Os cartões de visita são muito valorizados na cultura empresarial japonesa. O pequeno documento, chamado de "meshi" em japonês, deve ser incluído com a carta comercial se você estiver enviando o documento e nunca tiver feito negócios com o destinatário. Se você estiver apresentando o documento pessoalmente, dê ao destinatário o cartão de visita com as duas mãos - esta também é a forma como o empresário japonês receberá o cartão. De acordo com o site da Venture Japan, é de etiqueta comercial apropriada ter o cartão impresso em seu idioma nativo de um lado e em japonês do outro. Sempre dê o cartão com o lado japonês voltado para cima.