A contabilidade da folha de pagamento inclui o pagamento dos salários dos funcionários, a manutenção dos registros da folha de pagamento de cada funcionário, o pagamento e apresentação de impostos sobre a folha de pagamento e o cumprimento das leis federais e estaduais de folha de pagamento. Os ganhos brutos de um funcionário geralmente são menores do que o valor real pago devido às deduções obrigatórias e voluntárias da folha de pagamento. As deduções comuns da folha de pagamento incluem diferentes tipos de impostos, pagamentos de seguros, pagamentos de pensões, contribuições sindicais e doações para instituições de caridade. O pagamento bruto menos as deduções é chamado de pagamento líquido.
FICA
O Federal Insurance Contribution Act (FICA) dos Estados Unidos foi promulgado em 1937 e reformado em 1965. Os impostos do FICA cobrem benefícios médicos complementares, invalidez e aposentadoria. As contribuições do funcionário FICA pagam o seguro social e o Medicare. O Congresso define a base e a alíquota para os impostos FICA, que mudam com o tempo. Por exemplo, a taxa original de 1937 era de 1% e a taxa de 2007 era de 7.65%. Para pagar os impostos FICA, os empregadores aplicam a taxa atual ao salário bruto dos funcionários, deduz a porcentagem e registra o pagamento do imposto.
Imposto de renda
Os impostos sobre a renda obedecem a um sistema de repartição, o que significa que os empregadores retêm imposto de renda dos funcionários a cada período de pagamento. Os empregadores usam três variáveis para determinar quanto imposto de renda deve ser deduzido da folha de pagamento; rendimentos brutos, subsídios e a duração do período de pagamento. O subsídio inclui o empregado, o cônjuge do empregado e quaisquer dependentes. Para relatar os abonos, os funcionários preenchem o Formulário W-4, Certificado de Retenção de Auxílio do Funcionário. O Internal Revenue Service (IRS) publica tabelas de retenção que informam aos empregadores quanto deduzir.
Deduções Diversas
Além do FICA e do imposto de renda, os funcionários podem optar por deduções voluntárias na folha de pagamento. Os funcionários devem solicitar essas retenções, geralmente por escrito. As deduções do plano de aposentadoria geralmente são mantidas em contas especiais para os funcionários. Ocasionalmente, os empregadores combinam as deduções de aposentadoria dos funcionários. Um funcionário, como parte de um programa de contribuição individual ou empresarial, pode solicitar deduções de caridade. Alguns setores oferecem filiações em sindicatos de funcionários com a taxa de filiação deduzida do pagamento do funcionário.
Contabilidade de desconto na folha de pagamento
Por causa da relação com impostos e registros do governo, os empregadores acompanham de perto a folha de pagamento e as deduções da folha de pagamento. Os contadores calculam, registram e relatam o pagamento bruto e os salários de cada funcionário. Em seguida, os contadores calculam e deduzem o FICA e o imposto de renda. Finalmente, os empregadores subtraem deduções diversas para chegar ao pagamento líquido, que é a quantia em dinheiro que o empregado realmente recebe. Todas essas informações são mantidas em um registro de folha de pagamento.