Fazer backup significa copiar manualmente ou automaticamente os arquivos de um local para outro, geralmente de uma unidade física para outra, embora também possa ser para um local online. Sincronizar significa copiar ou excluir manualmente ou automaticamente os arquivos, conforme necessário, para garantir que dois locais tenham um conjunto idêntico de arquivos. A sincronização é mais rápida, mas apresenta um risco.
Exemplo
Como um exemplo prático das diferenças entre um backup e uma sincronização, imagine ter um PC e um disco rígido externo usado para backup. Na segunda-feira, você cria um arquivo intitulado "A" no PC. Na terça-feira, você cria um arquivo intitulado "B" no PC. Na quarta-feira, você apaga o arquivo "A" do PC. Em seguida, você faz backup diariamente ou sincroniza diariamente.
Backup diário
Se você faz backup diariamente, no final da segunda-feira copia o arquivo "A" para o drive externo. Tanto o PC quanto a unidade externa possuem o arquivo "A". No final da terça-feira, você copia o arquivo "A" e o arquivo "B" para o drive externo, embora o arquivo "A" esteja inalterado. Tanto o PC quanto a unidade externa agora possuem os arquivos "A" e "B". No final da quarta-feira, você copia o arquivo "B" para a unidade externa. O PC agora possui apenas o arquivo "B", enquanto a unidade externa possui os arquivos "A" e "B".
sincronização
Se você sincronizar diariamente, no final da segunda-feira você copia o arquivo "A" para o drive externo. Tanto o PC quanto a unidade externa possuem o arquivo "A". No final da terça-feira, você só copia o arquivo "B" para o drive externo (ele já possui o arquivo "A"). Tanto o PC quanto a unidade externa agora possuem os arquivos "A" e "B". No final da quarta-feira, você não copia nenhum arquivo, mas, como sincronizou, exclui o arquivo "A" do drive externo porque foi excluído do PC. Tanto o PC quanto o drive externo agora possuem apenas o arquivo "B".
Conseqüências: velocidade
O grande benefício de usar sincronização em vez de backup é que menos arquivos precisam ser copiados sempre que você executa uma sincronização. Os arquivos inalterados não precisam ser copiados desnecessariamente. Isso pode reduzir drasticamente o tempo total necessário para sincronizar em vez de fazer backup, tornando-se uma opção mais prática, especialmente para operações regulares programadas.
Conseqüências: exclusão
O principal risco de usar uma sincronização automática ocorre se você excluir acidentalmente um arquivo em sua unidade original (aquela da qual você sincronizou). No exemplo, você pode excluir acidentalmente o arquivo "A" do seu PC. Com um backup, você pode restaurar o arquivo do destino do backup, neste caso a unidade externa. Com uma sincronização, você perderá a cópia do arquivo do local de sincronização, neste caso a unidade externa, assim que sincronizar, o que pode ser antes de você perceber que o arquivo original está faltando em seu PC.
Exceção
Alguns softwares de sincronização não excluirão automaticamente os preenchimentos de sua segunda unidade (aquela com a qual você está sincronizando). Em vez disso, ele irá avisá-lo se um arquivo estiver na unidade sincronizada, mas não no original. Você pode então decidir se deseja excluir o arquivo da unidade sincronizada ou restaurá-lo na unidade original.