Uma declaração de retenção na fonte da folha de pagamento é uma notificação de um empregador a um funcionário ou repartição de finanças detalhando os impostos que foram retidos do pagamento de um funcionário. O termo é mais comumente associado ao formulário W-2, que resume as retenções de um funcionário individual durante o ano.
Conceito
Retenção significa que um empregador deve repassar parte dos ganhos de um funcionário aos departamentos tributários federal e estadual para cobrir a renda, a previdência social e as obrigações fiscais do Medicare. Este procedimento é seguido em vez de o empregado receber todo o seu salário e pagar a conta tributária anual completa no final do ano. O valor retido é uma estimativa das obrigações fiscais esperadas, com base nos rendimentos do funcionário e na situação fiscal. Isso não prova necessariamente o valor correto do imposto devido a outras atividades financeiras do funcionário, como investimentos ou outras receitas. Um funcionário preenche uma declaração de imposto de renda e faz um pagamento adicional ou recebe um reembolso no final do ano.
Depósitos
Normalmente, o empregador deve depositar o dinheiro retido nas autoridades fiscais federais por transferência eletrônica. Isso é feito mensalmente ou quinzenalmente dependendo dos valores envolvidos. Os empregadores que pagam uma quantia muito pequena do total dos salários podem ser autorizados a pagar trimestralmente após o vencimento.
Demonstrações
Em todos os casos, o empregador deve apresentar uma declaração de imposto de renda trimestral. Esse retorno cobre os lucros obtidos pelo empregador e as obrigações fiscais resultantes, e também detalha os valores que o empregador reteve e depositou.
Os empregadores também devem detalhar as retenções individuais em quaisquer contracheques dados aos funcionários. As retenções devem ser listadas ao lado de outras deduções, como contribuições para contas de poupança para aposentadoria.
W-2
A declaração de retenção na fonte mais proeminente é o W-2. Este formulário detalha os salários anuais e outros pagamentos feitos a um indivíduo por um empregador, junto com as retenções tomadas para impostos federais, estaduais e locais. Cópias desse formulário vão para o funcionário e as autoridades fiscais competentes. O formulário permite que o funcionário verifique se as retenções corretas foram feitas e também auxilia o funcionário no preenchimento de sua declaração de imposto de renda. Por último, permite que as autoridades fiscais verifiquem se as informações constantes da declaração de impostos estão corretas.