A Organização Internacional de Padrões publica diretrizes de garantia de qualidade que incluem procedimentos para controle obrigatório de documentos. Controlar documentos por ISO significa rastrear documentos para garantir que os funcionários que os consultam sempre tenham o documento correto disponível. Os procedimentos de controle de documentos ISO especificam medidas que você pode usar para controlar os documentos de garantia de qualidade e satisfazer o requisito de retirar documentos emitidos quando se tornarem obsoletos e substituí-los quando as revisões forem aprovadas.
Revisão
Você deve incluir uma forma de identificar os documentos revisados se os funcionários precisarem saber qual é o mais atual. As medidas típicas de controle de documentos usam uma tabela de revisão em cada documento para inserir uma breve nota sobre o que foi alterado e um número de revisão com uma data. Se você não precisa registrar as alterações, pode usar uma sequência numérica contínua no final do número do documento para identificar o número da revisão ou inserir a data da revisão mais recente em um local de destaque. O importante é que os funcionários que possuem duas versões de um documento devem saber qual é a mais recente.
Aprovação
Antes de um documento ou revisão ser emitido, ele deve ser aprovado. Normalmente, a aprovação envolve uma assinatura ou iniciais perto do número de identificação do documento. A pessoa que preparou o documento ou realizou a revisão pode assinar para a aprovação se realizar a aprovação como uma tarefa separada do trabalho de preparação do documento. Caso contrário, um supervisor ou gerente normalmente aprova e assina o documento ou revisão.
Distribuição
A principal função no controle de documentos ISO é acompanhar os documentos emitidos. Você pode emitir documentos para funcionários ou departamentos ou disponibilizá-los em locais específicos. Em cada caso, você deve manter um registro de onde o documento foi e a revisão que você emitiu. Este registro permite que você tenha certeza de que, quando uma nova revisão estiver disponível, você pode emiti-la para todos os locais que possuem a versão anterior. Este processo garante que a revisão mais recente seja sempre enviada para substituir todas as cópias da versão anterior.
Documentos Obsoletos
O controle de documentos ISO deve incluir um procedimento para lidar com cópias obsoletas de documentos. Um funcionário que recebe uma nova revisão deve seguir o procedimento para garantir que apenas a nova revisão seja disponibilizada aos funcionários que precisem consultar o documento. Um procedimento típico pede ao destinatário do documento revisado que destrua ou devolva a versão obsoleta. Alternativamente, se o funcionário deseja manter o documento obsoleto em seus registros, o funcionário pode carimbar o documento obsoleto com um selo vermelho que coloca um texto em vermelho escrito "obsoleto" na frente do documento.