O programa QuickBooks foi projetado para automatizar certos aspectos de gerenciamento financeiro e contabilidade e pode ajudá-lo a gerenciar suas contas comerciais. QuickBooks registra certos dados automaticamente quando ocorrem transações - por exemplo, no ponto de venda em um varejo ou outra organização comercial. No entanto, às vezes você pode precisar registrar os dados manualmente, que é o objetivo dos lançamentos contábeis gerais.
Gravação
QuickBooks é um software de contabilidade, portanto, seu objetivo é registrar e gerenciar suas contas comerciais. Na maioria dos casos, os gerentes de negócios gerenciam as finanças de uma empresa em conjunto com contadores profissionais. O QuickBooks foi desenvolvido para funcionar neste contexto, pois você pode importar e exportar contas para o seu negócio, permitindo que você e seu contador façam alterações nos dados.
Contabilidade
Idealmente, as contas geradas pelo QuickBooks devem conter tudo o que você precisa para manter as finanças de sua empresa em ordem. Para certas empresas, e dependendo de como o QuickBooks está configurado, suas informações contábeis podem não ser completas sem acréscimos manuais aos dados coletados automaticamente. Por exemplo, se você precisa de informações que não são geradas e registradas automaticamente como parte do processo de transação, pode precisar fazer uma adição manual usando um lançamento contábil manual geral.
Processo
Com entradas de diário gerais em QuickBooks, gerentes e contadores podem registrar transações ou transferências de valores entre contas. Para adicionar uma entrada de diário geral, escolha "Empresa" e, em seguida, "Faça entradas de diário geral" na interface do QuickBooks. A partir daí, você pode inserir os detalhes da entrada, incluindo as contas às quais os dados estão associados, o débito ou crédito em questão, quaisquer clientes, funcionários ou outros associados aos dados e outras informações opcionais.
Opções
As entradas de diário gerais apresentam uma gama de opções. Por exemplo, você pode optar por incluir um memorando, que aparecerá em seus relatórios do QuickBooks, ou especificar que um valor inserido é faturável, o que automatiza o processo de cobrança da transação. Os detalhes que você inclui em uma entrada de diário geral dependem da natureza dos dados que você está registrando, mas suas linhas de distribuição devem resultar em um saldo zero quando a entrada for concluída.