Você pode evitar a confusão frenética de final de ano em meio à papelada, organizando seus terceirizados independentes isentos 1099 separados dos funcionários de sua empresa. A confusão associada à determinação de quem se qualifica como um contratado independente e quem sua empresa trata como funcionários é algo que você não quer deixar até o final do ano.
Empreiteiros Independentes
As empresas que contratam contratados independentes e lhes pagam mais de $ 600 em um ano civil devem fornecer um formulário 1099 no final do ano como prova de que a empresa relatou a renda do contratado ao IRS. As informações que as empresas usam para gerar 1099s de final de ano vêm de um Formulário W-9 do IRS, que exige o nome do contratante, a estrutura organizacional e o número de identificação fiscal ou número do Seguro Social. Os Formulários W-9s não são para os funcionários da empresa - os funcionários devem preencher um Formulário W-4 do IRS.
1099 Justificação
O IRS publica regulamentos que ajudam as empresas a determinar como determinar o status de contratante independente. As diferenças entre um contratado independente e um empregado - e, portanto, quem preenche um W-9 vs. quem preenche um W-4 - residem em três áreas específicas da relação de trabalho. O tipo de relação entre um contratante independente e a empresa não deve ser semelhante a uma relação empregador-empregado. Ou seja, a empresa não oferece aos contratados autônomos benefícios ou regalias estendidas aos funcionários. O acordo financeiro entre as duas partes deve ser estritamente respeitado em uma base contratante-cliente independente, o que significa que o contratante cobra do cliente pelo trabalho executado à taxa habitual do contratante independente ou a uma taxa que o contratante e a empresa acordam. O contratante não recebe pagamento como o de um empregado e a empresa não retém impostos sobre os pagamentos que faz ao contratante. O aspecto comportamental de uma relação cliente-contratante independente deve ser de confiança nas capacidades do contratante e o contratante deve ter controle da maneira como realiza o trabalho. Desde que a empresa e o contratado independente atendam aos critérios de três aspectos do relacionamento, há justificativa para a empresa exigir um W-9 e emitir um 1099 para o final do ano.
Isento: Folha de Pagamento e Imposto de Renda
Os empreiteiros independentes estão isentos de reter valores e a empresa não tem qualquer responsabilidade pela remessa de impostos sobre a folha de pagamento em nome de 1099 empreiteiros autônomos isentos. Muitas empresas não se referem aos seus contratados independentes como "isentos de 1099" porque as empresas geralmente sabem que se um contratado independente não for pago da mesma forma que um empregado, o beneficiário está isento de retenção de imposto de renda na fonte, bem como de impostos sobre os salários da empresa paga em nome de um funcionário.
Isento: Retenção de reserva
Além disso, os beneficiários da sua empresa podem ser considerados isentos de retenção na fonte. Quando um contratado está isento de retenção na fonte, isso indica que você não retém quaisquer pagamentos que possam estar sujeitos a tributação, como royalties, juros, dividendos, pagamentos de não funcionários e outros pagamentos específicos listados no formulário W-9. O contratante é obrigado a atestar a veracidade das declarações de que não está sujeito a retenção na fonte e é, portanto, um beneficiário isento.
Organização"
Embora o termo preciso "1099 isento" não seja comumente usado para se referir a contratantes independentes, os termos 1099 e isento juntos significam uma relação comercial ou de trabalho que não é uma relação empregador-empregado. Consequentemente, as faturas para sua empresa de um contratado independente devem ser processadas como contas a pagar e não como uma conta de folha de pagamento, mesmo se o contratado estiver desempenhando funções semelhantes às de um funcionário. A distinção entre contas a pagar e contas de folha de pagamento é crítica; misturar os dois pode criar obrigações fiscais onde a sua empresa não tem nenhuma e possivelmente ignorar os impostos pelos quais a sua empresa é realmente responsável.