Ordens de serviço e faturas são usadas quando uma empresa ou contratado executa serviços para clientes e os cobra por esses serviços. Uma ordem de serviço às vezes é chamada de pedido de compra, que também é usada quando um cliente deseja comprar produtos em vez de serviços. Uma fatura é gerada se os itens são comprados ou serviços são prestados.
Ordem de trabalho
Uma ordem de serviço é normalmente uma solicitação por escrito que o cliente faz para itens ou serviços específicos. Os detalhes a serem incluídos no formulário são o número da ordem de serviço, endereços de cobrança e de entrega do cliente, nome do cliente, data da solicitação, data de entrega esperada, condições de pagamento, método de entrega, descrição do trabalho, preço unitário, subtotal, impostos aplicáveis, total custo e assinatura autorizada. O pedido também pode incluir a quantidade e o número da peça ou do item.
Fatura
Uma fatura é uma fatura que você envia ao cliente solicitando o pagamento de mercadorias vendidas ou serviços executados. Embora você possa se referir a uma fatura como uma fatura de venda, a pessoa que faz a compra pode chamá-la de fatura de compra. Os detalhes a incluir são a data e o número da fatura, seu imposto ou ID de registro, o nome e o endereço do comprador, o trabalho relacionado ou o número do pedido de compra, o custo unitário e o preço total. Inclua também uma análise de impostos, descontos, depósito pago, condições de pagamento, data de vencimento e taxas ou encargos atrasados aplicáveis.
Processo
Algumas empresas exigem que o comprador envie a ordem de serviço por fax ou e-mail, enquanto outras permitem que ele ligue para fazer a solicitação. Neste último caso, pode-se atender o pedido pelo telefone, a partir da solicitação do cliente. Assim que o pedido estiver preparado, envie ao comprador uma cópia solicitando a confirmação. Uma fatura é sempre preparada pelo vendedor. Quando uma ordem de serviço é alterada, o original deve ser atualizado e a fatura deve refletir as respectivas modificações. A ordem de serviço e a fatura correspondente devem ser arquivadas na conta do cliente.
Considerações
Se sua empresa for pequena, você pode usar um software de escritório para preparar pedidos de serviço e faturas. Se você tem muitos clientes, considere investir em software de gerenciamento de pedidos e faturamento. Isso permite que você insira, rastreie e gerencie pedidos e fature eletronicamente os clientes. Você também pode executar relatórios de vencimento para monitorar faturas não pagas. Pode ser possível combinar a ordem de serviço e a fatura. Por exemplo, se o trabalho realizado for pequeno, você pode usar um único formulário no momento do serviço. Empreiteiros independentes ou pequenas empresas podem usar um formulário, enquanto empresas maiores tendem a separar os dois.