Uma política de reembolso de despesas de viagem deve fazer parte da política e dos procedimentos de qualquer pequena empresa, caso exija que os funcionários realizem viagens de negócios. Isso pode incluir viagens noturnas, bem como despesas de milhagem para reuniões de negócios diárias com clientes locais. A política de reembolso de despesas de viagem deve incluir especificações sobre o que será coberto e quanto será coberto para cada categoria de despesas. Os funcionários devem compreender esta política antes de embarcar em qualquer viagem da empresa, arcando com suas próprias despesas iniciais, para serem reembolsadas posteriormente.
Funcionários e terceirizados
A política de reembolso de despesas de viagem deve identificar quais funcionários da empresa terão despesas de viagem cobertas. Em algumas empresas, pode haver diferentes níveis de reembolso com base no nível do funcionário. Por exemplo, o CEO pode ter direito a todas as refeições cobertas, bem como às refeições de seus convidados de negócios. No entanto, o executivo de vendas júnior só pode ser reembolsado por suas próprias refeições e não as de clientes em potencial ou colegas de trabalho. A política deve indicar claramente se há diferenças no que é coberto para diferentes funcionários. Se os cônjuges ou familiares tiverem permissão para acompanhar o funcionário, a política também deve definir quem é o responsável por essas despesas.
Despesas
A política deve detalhar as despesas que serão cobertas pela empresa. Por exemplo, em vez de dizer que todas as refeições serão cobertas, a pequena empresa pode especificar que o café da manhã de não mais de $ 10, o almoço de não mais de $ 15 e o jantar de não mais de $ 20 serão cobertos todos os dias. Isso evita que um funcionário ganhe um jantar de US $ 300 às custas da empresa. Esta parte da apólice também deve detalhar quando a viagem aérea é permitida - por exemplo, se o destino estiver a mais de 500 milhas de distância, a empresa cobrirá a passagem aérea, caso contrário, a empresa cobre o custo de um aluguel de carro econômico.
Regras
A política de despesas com viagens deve estabelecer regras específicas. Por exemplo, ligações telefônicas pessoais feitas no quarto do hotel, filmes no quarto ou serviço de quarto fora das despesas de refeição ficarão por conta do funcionário. Além disso, a empresa não pode permitir que o álcool seja incluído nas despesas, enquanto outras empresas também podem fornecer um subsídio para entretenimento todas as noites após a conclusão de todos os negócios. Cabe a cada empresa construir uma política que atenda às finanças e às prioridades da pequena empresa.
Forma de pagamento
Embora algumas empresas possam reembolsar viagens, outras podem oferecer um pagamento adiantado aos funcionários com base no tempo de viagem. Esta política deve ser deixada clara para todos os funcionários desde o início. Os funcionários também devem ser informados se os recibos de cada despesa deverão ser reembolsados. A política também deve estabelecer quando o reembolso ocorrerá e como ele será pago ao funcionário.
Considerações
Ajustes na política de reembolso de viagens provavelmente precisarão ser feitos pelo menos uma vez por ano. O Internal Revenue Service tem taxas de quilometragem que as pessoas podem deduzir em seus impostos e muitas empresas seguem esse cronograma. Este cronograma de milhagem é atualizado pelo menos uma vez por ano e às vezes com mais frequência que isso. Além disso, se valores específicos forem listados para refeições ou hospedagem, isso também pode precisar ser ajustado com o passar dos anos e as taxas para serviços gerais aumentam com o tempo.