Os procedimentos das pequenas empresas em relação à contabilidade são simples e focados, diminuindo possíveis confusões. Sua empresa pode definir procedimentos para pagamento de contas, recebimento de dinheiro, processamento de cartões de crédito, inserção de dados em sistemas contábeis e realização de reconciliações. Freqüentemente, as empresas compilam procedimentos para criar um manual de contabilidade, o que ajuda no treinamento de novos funcionários.
Procedimentos de dinheiro comuns
Use recibos. Dê aos clientes e clientes recibos, especialmente quando eles pagam em dinheiro vivo por bens e serviços.
Guarde cópias dos recibos e concilie o dinheiro todos os dias com os recibos. Por exemplo, se sua caixa de dinheiro começou com $ 100 e terminou com $ 250, você deve ter $ 150 em recibos.
Mantenha o seu dinheiro para pequenas despesas separado do dinheiro para lidar com os clientes. Cada pequena despesa de caixa deve ter um recibo ou uma nota a respeito.
Procedimentos de despesas comuns
Pague apenas despesas autorizadas. Muitas vezes, as pequenas empresas recebem contas que são pagas imediatamente, sem consideração de quem autorizou as compras ou se os itens foram recebidos em boas condições. Ao assinar cheques, reveja toda a documentação e certifique-se de que está pagando por algo relacionado aos negócios e devidamente autorizado.
Considere obter um serviço bancário, geralmente chamado de "Pagamento Positivo", em que você fornece ao banco uma lista de cheques e valores, e o banco paga apenas o que está na lista. Esta é uma forma muito confiável de prevenir fraudes.
Procedimentos comuns do departamento de contabilidade
Reconcilie o dinheiro uma vez por mês com os extratos bancários. A reconciliação geralmente é assinada por um gerente ou proprietário de uma empresa. Quaisquer correções e ajustes devem ser feitos nas contas de caixa no livro imediatamente.
Reconcilie as contas a receber e a pagar mensalmente para garantir que estão de acordo com o razão geral.
Faça relatórios financeiros na primeira semana de cada mês para o mês anterior - depois que todas as reconciliações forem realizadas. Um relatório financeiro comum é o "balanço", mostrando dinheiro, contas a receber e contas a pagar. O outro relatório padrão é a "demonstração do resultado" com receitas e despesas.