De um incêndio iniciado por um cigarro jogado descuidadamente a um prédio demolido por um furacão, danos físicos podem significar o fim do seu negócio ou ser um obstáculo temporário na estrada, dependendo do seu planejamento para o desastre. A criação de procedimentos para minimizar os efeitos e recuperar de um evento natural ou causado pelo homem gira em torno da preparação, comunicação e documentação.
Lista de Cenários
A primeira etapa na criação de um plano de recuperação de desastres é listar os possíveis desastres que podem prejudicar gravemente o seu negócio. Isso pode incluir incêndio, furacão, inundação, tornado, terremoto, tiroteio, roubo, invasão de computador ou atirador. Prepare medidas de segurança para ajudar a monitorar potenciais desastres climáticos e prevenir eventos como roubo, hacking ou um atirador.
Documentação de ativos
Depois de revisar os desastres em potencial, liste os ativos que você terá dificuldade em substituir, como dados de computador, documentos em papel como contratos assinados, máquinas-chave e estoque e fornecedores necessários para atender aos clientes e mantê-los como clientes. Trabalhe com sua seguradora para adquirir toda a cobertura necessária e siga as diretrizes de proteção de ativos para garantir que você possa substituir rapidamente itens como equipamentos e suprimentos de escritório, computadores, escritórios, edifícios, máquinas e veículos. Pergunte ao seu provedor sobre os programas governamentais de assistência a desastres empresariais dos quais eles têm conhecimento. A US Small Business Association recomenda dividir seus ativos nas seguintes áreas: capital humano, infraestrutura, informação, parcerias público / privadas e comunicações.
Plano Pré-Evento
Discuta quais etapas você executará durante desastres previsíveis, como um incidente relacionado ao clima ou aqueles que destroem dados ou prejudicam pessoas, mas não fecham seu local de trabalho. Tenha métodos para chamar a polícia, evacuar funcionários e proteger bens importantes. Desenvolva uma maneira de se comunicar com funcionários e clientes durante e após um incidente e evacuação. Crie um plano de backup de dados que faça backup de seus computadores externamente todas as noites e faça cópias de documentos em papel para armazenamento externo. Examine sua situação de fluxo de caixa em diferentes momentos durante o ano e calcule quanto tempo você pode sobreviver tendo suas portas fechadas sem ter que fechar permanentemente. Por exemplo, se desastres climáticos ocorrem com mais frequência durante a primavera em sua área, determine quanto tempo você poderia sobreviver sem pagar aos funcionários, atendendo aos pedidos dos clientes e gerando renda caso seu prédio fosse destruído.
Resposta Pós-Evento
Crie as etapas para reiniciar seu negócio imediatamente após um desastre. Atribua tarefas específicas a indivíduos ou grupos. As tarefas podem incluir entrar em contato com sua seguradora; reunião com o proprietário de um prédio ou senhorio; entrar em contato com fornecedores, vendedores, clientes, funcionários e a mídia; comprar, arrendar ou alugar ativos danificados; auxiliando funcionários com problemas pessoais e substituindo aqueles que não podem retornar. Entre em contato com os clientes e a mídia para informá-los sobre o status do seu reinício. Em alguns casos, você pode não conseguir se recuperar de um desastre, especialmente se perder funcionários, clientes e vendas permanentemente. Tenha uma estratégia de saída para minimizar suas perdas se você precisar fechar seu negócio permanentemente.