Os procedimentos de controle de documentos garantem que os funcionários das operações da empresa usem os documentos corretos para realizar seu trabalho. Os procedimentos são um componente chave do processo de garantia de qualidade. Eles rastreiam a preparação e o manuseio dos documentos para garantir que os funcionários responsáveis pela documentação substituam os documentos obsoletos pelas versões mais recentes. Tais procedimentos incluem registros dos funcionários que criaram, alteraram e aprovaram documentos para que a empresa possa determinar como evitar erros e melhorar a qualidade de seus produtos e serviços.
Criação
Os procedimentos de controle de documentos especificam quem é responsável pela criação de determinados documentos e como o originador do documento deve identificá-lo. Além de dar ao documento um nome no formato prescrito, o funcionário responsável deve assinar o documento para se identificar como o originador. Assinar o documento indica que o funcionário considera o trabalho concluído e deve incluir a data em que concluiu o trabalho.
Análise
Os princípios de garantia de qualidade exigem que as empresas revisem muitos de seus documentos quanto à precisão, especialmente desenhos e especificações técnicas. Os procedimentos de controle de documentos detalham quais documentos devem ser revisados, por quem e como registrar tal revisão. Normalmente, um procedimento de revisão especifica quais qualificações um revisor deve ter e como o revisor realiza as alterações exigidas no documento. Ele detalha como registrar as alterações e onde o revisor deve assinar para indicar que concluiu uma revisão bem-sucedida.
Revisão
Além das mudanças feitas durante uma revisão, as mudanças necessárias na documentação geralmente resultam de mudanças em projetos ou operações. Os procedimentos de controle de documentos especificam quem inicia as revisões e quem as executa. Depois que uma revisão é concluída, o documento revisado recebe uma designação que permite aos funcionários identificá-lo como a revisão mais recente em uma data específica. O documento antigo recebe a designação de obsoleto e a marca de que não é mais atual.
Substituição
Uma parte importante dos procedimentos de controle de documentos detalha como uma empresa garante que as versões mais recentes dos documentos substituam as versões obsoletas nos locais onde os documentos estão em uso. Os procedimentos especificam quem é responsável pela renovação da documentação, geralmente o iniciador das revisões. Por outro lado, os procedimentos instruem os usuários da documentação sobre a identificação de material obsoleto e como verificar as revisões mais recentes.
Documentos Externos
Freqüentemente, as empresas precisam usar documentação que vem de fora da empresa. Esses documentos não seguem os procedimentos internos quando chegam pela primeira vez. Os procedimentos de controle de documentos especificam quem é responsável pela integração de tais documentos no sistema da empresa. Eles detalham como identificar os documentos externos, se uma revisão é necessária e como proceder com as revisões, se necessário. Uma vez integrados, os funcionários responsáveis garantem que os documentos externos relevantes estejam disponíveis quando necessário.