Uma das funções de negócios mais básicas é administrar o dinheiro que entra na empresa como resultado da atividade de vendas. A empresa deve abrir contas para que os clientes estruturem os pagamentos e resolvam a questão de emitir crédito e para quem. Tem de recolher o dinheiro dos clientes que efectuaram as compras e tem de reconciliar a facturação e os fundos recebidos. Todas essas atividades requerem políticas que lhes dêem direção e procedimentos para especificar como os funcionários as realizam.
Contexto
As empresas devem equilibrar a agilidade na cobrança do contas a receber com a possibilidade de captação de clientes por meio da emissão de crédito e implementação de prazos de pagamento facilitados. Muitas vezes, as pequenas empresas têm acesso restrito ao crédito e podem ter que depender do rápido pagamento de valores pendentes. As políticas da empresa definem os objetivos e a estrutura das funções das contas a receber do ponto de vista de tais limitações. Problemas de qualidade geralmente levam a atrasos nos pagamentos, e a empresa deve considerar a satisfação do cliente nos procedimentos de cobrança.
Gerenciando Faturamento
A primeira etapa na implementação de um sistema de contas a receber é o desenvolvimento de políticas e procedimentos de faturamento. Uma empresa pode agilizar a cobrança emitindo faturas assim que a venda for concluída. As políticas internas devem detalhar quando o departamento de vendas deve relatar as vendas e quando o departamento de contabilidade deve emitir a fatura. Os procedimentos detalham o que o relatório de vendas deve incluir, como prepará-lo e para onde enviá-lo. Os procedimentos de contabilidade fornecem os detalhes da preparação, verificação, entrada de dados no software de contabilidade e envio da fatura.
Gerenciando Crédito
A menos que os clientes sempre paguem adiantado, eles normalmente recebem crédito, pelo menos até pagarem suas contas. Os clientes que recebem crédito devem ter contas para as quais a empresa realizou uma verificação de crédito e que monitora para pagamento imediato. As políticas da empresa especificam quais clientes podem abrir contas, que tipo de processo de aprovação de crédito aplicar e os padrões de crédito exigidos. Os procedimentos detalham as informações da conta exigidas dos clientes, quem realiza a verificação de crédito e como. Os procedimentos de manutenção de conta fornecem detalhes sobre o acompanhamento do desempenho do pagamento e como suspender o crédito quando necessário.
Coletando Recebíveis
A etapa final na operação de um sistema de contas a receber é cobrar os valores devidos o mais rápido possível. Se uma empresa opera em um setor em que o pagamento em 30 dias é o padrão, ela pode oferecer descontos ou incentivos para pagamento antecipado. Lembretes regulares para clientes com contas vencidas são uma ferramenta eficaz. As políticas especificam as condições de pagamento padrão, quaisquer descontos e uma programação para lembretes, bem como as consequências para atrasos no pagamento. Os procedimentos de cobrança detalham o rastreamento de pagamentos, inserindo recebimentos no sistema contábil, enviando lembretes para pagamentos atrasados e iniciando ações adicionais de cobrança.