Administrar um consultório médico requer extrema atenção aos detalhes, um conhecimento prático da área médica e um aguçado senso de responsabilidades gerenciais. Como tal, o cargo de gerente de consultório médico é normalmente reservado para alguém com experiência e formação em enfermagem e gestão de negócios. Muitos estados mantêm diretrizes a serem seguidas pelos escritórios, enquanto outros permitem que cada escritório mantenha seu próprio conjunto de procedimentos. Independentemente da jurisdição, todos os consultórios médicos devem distribuir e comunicar os procedimentos e políticas do consultório a todos os membros da equipe, e não é incomum que os médicos desempenhem um papel altamente ativo na supervisão e administração das políticas do consultório.
HIPAA Compliance
Um consultório médico deve implementar procedimentos e políticas rígidas com relação ao cumprimento da Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguro Saúde. Os consultórios devem distribuir formulários para cada novo paciente detalhando as proteções oferecidas pelo HIPAA e as formas em que o consultório cumpre a lei. Formalmente conhecido como Aviso de Práticas de Privacidade, este formulário deve comunicar em linguagem clara o direito do paciente de examinar seus registros, restringir o uso de informações pessoais de saúde, autorizar a divulgação de registros e fazer cópias de informações de saúde. O NPP deve divulgar que o escritório tem o direito de alterar suas disposições mediante notificação.
Políticas Financeiras
Um gerente de consultório médico lidará com questões financeiras diariamente, portanto, uma política definida é melhor para evitar confusão. Um manual de política financeira sólida incluirá informações sobre cobrança, multas por atraso e como trabalhar com seguros. Por exemplo, uma apólice deve listar as seguradoras com as quais o escritório trabalha, bem como uma declaração sobre a aceitação de pacientes sem seguro. As políticas financeiras também devem abordar os pacientes do Medicare, Medicaid e Tricare, o envio de faturas a essas agências e os procedimentos de codificação relativos a esses pacientes. Além disso, muitos escritórios mantêm políticas especiais com relação a exames e procedimentos relativos a indenizações trabalhistas, danos pessoais ou ações judiciais civis.
Gestão de Pessoas
Um consultório médico é normalmente composto por vários assistentes de escritório, enfermeiras, médicos e outro pessoal. Como em qualquer outro ambiente de escritório, o gerente do consultório médico deve estabelecer políticas e procedimentos para governar o dia de trabalho, incluindo políticas de tempo de doença e férias, responsabilidades de trabalho, deveres e horários de trabalho. Muitos gerentes de consultórios médicos atuam como uma ligação entre médicos e membros da equipe, comunicando preocupações e problemas à medida que surgem.
Comunicação e relações com os pacientes
Todos os manuais de política de consultório médico abrangentes e bem escritos incluem procedimentos relativos à comunicação e relacionamento com o paciente. Essas políticas são essenciais para garantir que as consultas sejam pontuais e os pacientes recebam as informações de que precisam. As políticas do consultório médico geralmente tratam do atraso ou não comparecimento às consultas, incluindo os padrões para dispensar um paciente da prática. Além disso, as políticas devem abordar os padrões de admissão do paciente e os procedimentos de marcação de consultas. As políticas geralmente tratam do processo pelo qual o consultório recebe os resultados laboratoriais, faz com que sejam revisados pelo médico e como são comunicados ao paciente. Se um paciente está indo ao médico para obter um formulário médico de rotina, como para uma Lei de Licença Médica da Família ou questão de invalidez da Previdência Social, a maioria dos escritórios possui procedimentos de política padrão em vigor para esse tipo de serviço.