Embora os estudos de negócios, hospitalidade e acadêmicos tenham desmascarado o antigo mito de uma taxa de insucesso de quase 90% em restaurantes, o número real de um em cada quatro novos restaurantes falindo no primeiro ano de operação ainda aponta para a importância de um orçamento cuidadoso e financeiro planejamento para proprietários e operadores de restaurantes. A revista Inc. descreve as despesas fixas como "aquelas que não variam com as mudanças no nível de produção ou volume de vendas", enquanto os custos variáveis são aqueles "que respondem direta e proporcionalmente às mudanças no nível de atividade ou volume". O fato de que os custos com mão-de-obra e alimentação - os principais componentes das despesas operacionais do restaurante - geralmente se enquadram na categoria variável representa um grande desafio para os proprietários de restaurantes.
Custos de ocupação
Seja na compra ou no aluguel de um restaurante, o pagamento mensal é uma das maiores despesas fixas de qualquer dono de restaurante. Os custos fixos relacionados incluem impostos imobiliários locais e estaduais, bem como seguros. O preço do espaço alugado pode aumentar com o tempo, mas os donos de restaurantes normalmente podem contar com um determinado período a um preço fixo e geralmente serão avisados de um aumento no aluguel. Certos serviços públicos, como água, telefone e linhas de computador, devem ser relativamente consistentes ao longo do tempo. Outros, como eletricidade, podem variar consideravelmente dependendo das demandas sazonais de aquecimento ou ar condicionado. Gás ou óleo, quando necessário, também podem flutuar no preço dependendo dos mercados mundiais.
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Os custos normais de operação e manutenção de equipamentos de restaurantes, como fogões, churrasqueiras, lava-louças e freezers, devem permanecer constantes mês a mês. Exceções notáveis a esse custo fixo são os requisitos inesperados para reparar ou substituir equipamentos quebrados. Itens como pratos, talheres, panelas e copos exigem uma despesa considerável no início, mas os proprietários de restaurantes geralmente podem planejar a compra de peças de reposição. Essa categoria também inclui itens relacionados à decoração, como velas, flores ou plantas, lâmpadas e acessórios de janela, bem como consumíveis, incluindo guardanapos. Esses itens são normalmente comprados rotineiramente e a granel, permitindo que o dono do restaurante planeje tais despesas.
Alimentos e Bebidas
Os custos com alimentos e bebidas estão entre as maiores despesas variáveis que os proprietários e gerentes de restaurantes enfrentam. Esses custos se enquadram na categoria "Custo dos bens vendidos", comumente referido como custos de uso. Os restaurantes de sucesso administram habilmente o equilíbrio entre comprar a granel para ter comida suficiente para atender à demanda do cliente e não comprar comida a ponto de desperdiçar. Os preços do cardápio para a maioria dos itens não podem mudar toda vez que os custos dos alimentos no restaurante mudam, então a margem de lucro de um restaurante é afetada se os custos dos alimentos flutuarem com frequência ou substancialmente. Os restaurantes estão à mercê do abastecimento e dos mercados locais e nacionais, o que significa que, quando os preços do leite ou das frutas nacionais sobem devido à escassez, eles devem absorvê-los.
Pessoal
Despesas de mão de obra e pessoal são custos variáveis, embora os gerentes de restaurante possam controlar os custos gerais de pessoal gerenciando o número de turnos atribuídos e quantas horas extras são aprovadas. Pequenos restaurantes locais com uma base de clientes relativamente estática podem experimentar apenas variação limitada nos custos mensais de pessoal, mas restaurantes maiores ou aqueles com uma base de clientes fluida - como um restaurante em um cruzamento de rodovia importante - provavelmente terá maior variabilidade nas despesas com pessoal. As despesas com pessoal também variam sazonalmente em certos restaurantes, como aqueles que oferecem festas de fim de ano. Uma despesa importante com pessoal - o salário do gerente - se enquadra na categoria de custos fixos.