O ambiente de trabalho acelerado de hoje, completo com computadores, bem como celulares e smartphones, faz com que os aparelhos de fax pareçam um pouco desatualizados. Mas as máquinas oferecem vários usos que ainda podem ser ideais para o seu escritório. As pequenas empresas, em particular, descobrem que os aparelhos de fax oferecem uma variedade de opções que eliminam a necessidade de comprar várias peças de equipamento caro, quando apenas uma é capaz de lidar com os vários trabalhos.
Comunicação
As máquinas de fax tornam o envio e recebimento de documentos uma alternativa rápida ao envio e recebimento por correio ou outros serviços de entrega. Os itens que requerem assinatura podem ser facilmente tratados por fax. Enviar ou receber informações sobre um projeto ou detalhes sobre um produto ou serviço fornece a você ou ao destinatário uma cópia impressa de dados importantes. Pode ser difícil imaginar uma empresa sem um computador ou Internet, mas algumas empresas ainda dependem da comunicação por telefone e aparelho de fax. Em áreas remotas onde a Internet não existe ou é dolorosamente lenta, uma máquina de fax conectada a um telefone ainda é a principal forma de comunicação quando se trata de pedidos longos, mensagens e compartilhamento de outras informações. Os aparelhos de fax também funcionam bem para enviar menus, comunicações de emergência, o status de uma conta e informações de entrega.
Táticas de Vendas
Algumas empresas usam a transmissão de fax para aumentar as perspectivas e fazer mais vendas. Esses esforços acessíveis são particularmente úteis se o seu mercado-alvo é mais propenso a receber um fax em vez de um e-mail. Os faxes são enviados para uma lista programada de números de telefone de uma só vez, permitindo que a máquina disque cada número. Os faxes de difusão costumam ser usados para oferecer descontos ou anunciar vendas para um banco de dados selecionado. Os faxes funcionam especialmente bem para vender ofertas que mudam rapidamente, como imóveis, alterações nas taxas diárias e lembretes de feiras de negócios. Boletins informativos e comunicados de imprensa sobre seus produtos e serviços também podem ser enviados por fax. Antes de usar sua máquina de fax como uma máquina de chamadas em potencial, certifique-se de que seus destinatários concordem com a ideia de receber um fax ocasional sobre suas ofertas. Caso contrário, seus faxes podem ser vistos como lixo eletrônico, um método seguro para criar uma barreira entre você e seu cliente em potencial.
Copiar
Uma máquina de fax também pode funcionar como fotocopiadora. O custo de usar seu aparelho de fax para copiar documentos fica caro porque os cartuchos ou toner necessários para a maioria dos aparelhos de fax custam mais do que o exigido por uma fotocopiadora. Se você só precisa de uma cópia ocasional, resistente, um aparelho de fax economiza na compra de uma fotocopiadora que não terá uso suficiente para se pagar.
Impressão
Alguns aparelhos de fax vêm com a opção de imprimir documentos. O aparelho de fax precisa estar conectado ao seu computador para que você possa enviar o documento do seu computador para o aparelho de fax para impressão. O toner usado em uma impressora tende a custar muito menos do que o usado em uma máquina de fax, portanto, a impressão por meio de uma máquina de fax geralmente é limitada a apenas alguns documentos quando absolutamente necessário, ideal se você for uma pequena empresa com poucas necessidades de impressão.