Se não for por outro motivo, você precisará arquivar seus recibos de maneira ordenada para tirar um pouco do pânico do tempo de preparação do imposto. Também ajuda saber quanto você gastou por categoria para que possa avaliar se está dentro do orçamento ou não. Um sistema de arquivamento para uma pequena empresa leva apenas alguns minutos para ser configurado e tem suprimentos limitados: você precisará de pastas, arquivos, uma caneta e um armário de arquivamento.
Iniciando
Arquive os recibos à medida que chegam, em vez de esperar para fazer os recibos de um mês de uma só vez. Se a finalidade do recibo não for óbvia, escreva para que serve assim que recebê-lo. Por exemplo, se for um almoço de negócios, anote o nome do cliente e o propósito comercial do almoço - uma visita de vendas, por exemplo.
Classificar por tipo de despesa
Separe os recebimentos por tipo de despesa. Por exemplo, todos os recibos de suprimentos de escritório vão para uma pilha, todas as despesas de telecomunicações em outra. A maioria dos sistemas de software de contabilidade oferece uma variedade de contas com códigos. Você também pode adicionar seus próprios códigos e contas. Ao inserir a despesa no sistema de contabilidade, escreva o código no recibo. Dessa forma, você sabe que foi inserido.
Pastas e arquivos
As pastas ficam dentro dos arquivos e os arquivos ficam pendurados na borda interna do arquivo. Identifique os arquivos com o tipo de despesa, como telecomunicações. Rotule cada pasta dentro do arquivo com o subconjunto da despesa, como acesso à Internet, telefone celular, tablet ou telefone fixo e o ano.
cronológica
Coloque o comprovante na pasta apropriada em ordem cronológica, seja com as despesas mais recentes na frente da pasta ou no verso. Não importa qual, contanto que você seja consistente em todas as pastas. Coloque as pastas no arquivo adequado.
Envelopes
Se sua empresa for muito pequena ou se você não tiver muitos recibos, use um envelope para cada tipo de despesa em vez de arquivos e pastas. Guarde os recibos em ordem cronológica em cada envelope. Coloque os envelopes em uma pasta sanfonada.
Fim de ano
No final do ano, retire as pastas dos arquivos e guarde-as em local seguro. Você precisará dos recibos se o Internal Revenue Service decidir auditar seu negócio. Configure novos arquivos e pastas para o novo ano.